Wenn du verstehst, wie Q&A Antworten findet, kannst du bessere Ergebnisse erzielen

Mit dem Q&A-Tool von Notion kannst du Fragen zu Inhalten deines Workspaces stellen und Antworten in natürlicher Sprache erhalten. Q&A geht über eine einfache Suche hinaus und nutzt KI, um relevante Seiten anzuzeigen und eine klare Antwort auf deine Frage zu geben.

Nutzer/-innen von Notion fragen sich, wie genau Q&A Informationen findet und sortiert, um möglichst akkurate Antworten zu geben.

In diesem Leitfaden erklären wir, wie Q&A Antworten liefert, und geben dir auch einige unserer Tipps und Best Practices an die Hand, um mit Q&A die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

Q&A ist Teil des KI-Pakets von Notion. Es handelt sich um ein integriertes Chat-Tool, das Informationen anzeigt und zusammenfasst. Stelle eine Frage und erhalte eine Antwort basierend auf den Inhalten deines Workspaces. Q&A ermöglicht es dir, natürlich formulierte Fragen zu den Informationen in deinem Workspace zu stellen.

Um eine Unterhaltung zu beginnen, klicke auf das Funkel-Symbol unten rechts auf einer beliebigen Seite, gib deine Frage ein und klicke auf ⬆️ senden.

Die Ergebnisse werden in Sekundenschnelle angezeigt und können Links zu Seiten sowie eine schriftliche Antwort enthalten.

Das Chatten mit Q&A ist fast wie ein Gespräch mit einem Kollegen oder einer Kollegin. Du kannst so lange Folgefragen stellen, bis du die gewünschten Informationen erhältst.

Anstatt ein Teammitglied zu unterbrechen und auf seine Antwort zu warten, kannst du Q&A bitten, Informationen zu einem Thema zu liefern, einen Unternehmensprozess zu erklären, ein verpasstes Meeting nachzuholen, die Ergebnisse einer Kampagne zu analysieren und vieles mehr.

Um das volle Potenzial von Q&A zu nutzen, ist es hilfreich zu verstehen, wie es funktioniert, damit du die richtigen Fragen stellen kannst.

Hier ist eine kurze Erklärung dazu, wie es funktioniert:

1. Wenn du deine Frage in das Q&A-Chatfeld schreibst, formuliert die KI eine Suchanfrage und eine Frage. Obwohl Schlüsselwörter hilfreich sein können, betrachtet Q&A die Gesamtbedeutung deiner Frage und nicht nur bestimmte Wörter.

2. Q&A findet anhand von Seitentiteln, Inhalten und Dokumentpfaden eine große Anzahl von Seiten, die deiner Anfrage entsprechen.

3. Aus dieser Sammlung von Seiten wählt Q&A eine Handvoll Seiten aus, die am ehesten zu deiner Frage passen. Q&A versucht, Antworten mit hoher Relevanz zu liefern, und bevorzugt daher Seiten, die kürzlich aktualisiert und häufig aufgerufen wurden.

Denke daran, dass Q&A:

• Keine Datenbanken durchsucht (noch nicht) – Da Datenbanken nur Sammlungen von Seiten sind, versteht Q&A möglicherweise nicht, dass mehrere Seiten zu derselben Datenbank gehören. Eine Anfrage wie „Zähle, wie viele Aufgaben Valerie in dieser Woche erledigt hat“ kann nicht beantwortet werden. Du kannst Q&A aber bitten, einige dieser Aufgaben anzuzeigen.

• Nicht auf private Seiten zugreifen kann, auf die du keinen Zugriff hast: Wenn du eine Frage stellst, werden in Q&A nur die Seiten angezeigt, auf die du Zugriff hast. Aus diesen Seiten wird die Antwort generiert.

• Keinen Zugang zu allgemeinem Wissen hat – Anders als KI-Writer hat Q&A keinen Zugang zu allgemeinem Wissen. Wenn du nach Themen fragst, die in deinem Workspace nicht explizit behandelt werden, liefert Q&A keine Antwort.

Q&A kann ein äußerst hilfreiches und zeitsparendes Tool sein, um Erkenntnisse aus dem in deinem Workspace enthaltenen Wissen zu gewinnen.

Um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, musst du bei der Pflege des Workspaces und der Formatierung der Fragen einige Best Practices beachten.

Hier sind einige unserer Empfehlungen, um Q&A zu einem leistungsstarken Tool für alle Mitglieder deines Teams zu machen.

Vermeide es, Seiten ohne Titel zu belassen, und gib stattdessen jeder Seite einen aussagekräftigen Titel, der ihren Inhalt repräsentiert.

Du solltest Seiten in den relevanten Teamspaces und Wikis nach dem Thema oder der Abteilung verschachteln, auf die sie sich beziehen. Erstelle ein Unternehmens-Wiki für allgemeine Informationen und separate Wikis für jede Abteilung oder jedes Team.

Q&A berücksichtigt bei der Erstellung der Ergebnisse das Erstellungsdatum, das Datum der letzten Bearbeitung und die Gesamtzahl der Besuche, sodass beliebte Seiten, die kürzlich erstellt oder bearbeitet wurden, mit größerer Wahrscheinlichkeit angezeigt werden.

Wenn du sicherstellst, dass wichtige Seiten so oft wie möglich überprüft und aktualisiert werden, kannst du Q&A dabei helfen, die besten und relevantesten Inhalte zu priorisieren.

Wenn du alte Inhalte nicht löschen möchtest, kannst du diese auf einer „Archiv“-Seite ablegen. Q&A kann diese veralteten Seiten jedoch immer noch entdecken.

Eine Archivierungsstrategie ist zwar der beste Ansatz zur Entfernung veralteter Inhalte, du kannst deinen Kolleg/-innen aber auch schon dadurch helfen, dass du Seiten mit veraltetem Inhalt einfach mit einem Wort wie „veraltet“ oder „überholt“ im Titel markierst.

Du kannst PDFs, Websites und andere Arten externer Inhalte direkt in Notion-Seiten einbetten. Q&A kann jedoch den in diesen Einbettungen enthaltenen Text nicht lesen.

Stelle sicher, dass alle wichtigen Informationen auch als Textblock kopiert werden, damit sie von Q&A gefunden werden können.

Sei bei deinen Anfragen so konkret wie möglich, um möglichst genaue Ergebnisse zu erhalten.

Hier ein Beispiel:

• Frage „Was ist heutebeim Design-Stand-up passiert?“ anstatt „Was ist beim Design-Stand-up passiert?“

• Frage, „Wie sieht unser Prozess für die Einstellung eines neuen Auftragnehmers aus?“, statt, „Wie läuft der Onboarding-Prozess ab?“

Zeitspezifische Ausdrücke wie „in den letzten 7 Tagen“, „in diesem Monat“ oder „im Jahr 2022“ können dazu beitragen, die Suchergebnisse einzugrenzen, und helfen Q&A, genau die Informationen zu liefern, nach denen du suchst.

Versuche, bei deinen Anfragen immer möglichst spezifisch zu sein und ihnen ausreichend Kontext zu geben.