Aufgaben und Abhängigkeiten

Mithilfe von Unterelementen lassen sich Aufgaben in mehrere eigenständige Arbeitsschritte aufteilen. Damit können sie einfacher zugeschnitten, zugewiesen und nachverfolgt werden. Du findest sie in allen Datenbanksichten.

1. Gehe in einer Notion-Datenbank in der Tabellenansicht oben rechts auf das •••-Menü. Klicke auf Unterelemente → Unterelemente aktivieren.

2. Klicke auf den grauen Umschalter, der neben den Tabellenelementen angezeigt wird, wenn du den Mauszeiger an diese Stelle bewegst. Klicke auf + Neues Unterelement, um einen Unterpunkt zu erstellen.

3. Du kannst auch vorhandene Elemente verschieben, um sie anderen unterzuordnen.

Abhängig von deiner Datenbankansicht gibt es verschiedene Möglichkeiten, deine Unterelemente anzuzeigen. Um die Art und Weise anzupassen, wie Unterelemente in deiner Datenbank angezeigt werden, wähle oben rechts ••• → Unterelemente → deine aktuelle Einstellung neben Anzeigen aus.

Für Tabellen-, Listen- und Zeitleistenansichten kannst du Folgendes auswählen:

• Aufklappbare Liste: Auf diese Weise kannst du Schalter in übergeordneten Elementen öffnen und schließen, um darin enthaltene Unterelemente ein- oder auszublenden.

• Reduzierte Liste: Dadurch werden alle deine übergeordneten und untergeordneten Elemente in einer reduzierten Liste angezeigt. Mit anderen Worten: Unterelemente werden nicht in die Liste eingerückt, um sie von übergeordneten Elementen zu unterscheiden.

• Nur übergeordnete Elemente: Unterelemente werden nicht angezeigt. Um sie anzuzeigen, musst du die Seite mit dem entsprechenden übergeordneten Element aufrufen.

Für Board-, Kalender- und Galerieansichten kannst du Folgendes auswählen:

• Karteneigenschaft: Dadurch werden auf der Karte des übergeordneten Elements alle Unterelemente angezeigt.

• Reduzierte Liste: Dadurch werden alle deine übergeordneten und untergeordneten Elemente als separate Elemente angezeigt.

• Nur übergeordnete Elemente: Unterelemente werden nicht angezeigt. Um sie anzuzeigen, musst du die Seite mit dem entsprechenden übergeordneten Element aufrufen.

• Wenn du ein Element mit Unterelementen verschiebst, werden die Unterelemente für die Zieldatenbank aktiviert, falls sie es nicht bereits sind.

  • Bist du nicht berechtigt, Unterelemente in der Zieldatenbank zu aktivieren, werden die Unterelemente nach dem Verschieben in übergeordnete Elemente umgewandelt.

  • Hast du keine Bearbeitungsrechte für ein bestimmtes Unterelement, wird es nicht verschoben.

• Wenn du ein Element mit Unterelementen duplizierst, werden das Element und alle seine Unterelemente auf neue Seiten dupliziert.

• Wenn du ein Element mit Unterelementen löschst, werden die Unterelemente ebenfalls gelöscht. Verschiebe die Unterelemente aus dem übergeordneten Element, wenn du sie behalten möchtest.

Du kannst die Verschachtelung von Unterelementen und übergeordneten Elementen ändern:

1. Gehe in einer Notion-Datenbank in der Tabellenansicht oben rechts auf das •••-Menü.Klicke auf Unterelemente.

2. Klicke auf Erweiterte EinstellungenEigenschaft, und wähle aus, welcher Elementtyp – Untergeordnetes Element oder Übergeordnetes Element – in der Tabelle verschachtelt werden soll. Dieselbe Eigenschaft wird verwendet, um untergeordnete Elemente für alle Ansichten deiner Datenbank anzuzeigen.

3. Du kannst auch die Option Verschachtelungen im Titel anzeigen aktivieren.

1. Gehe in einer Notion-Datenbank in der Tabellenansicht oben rechts auf das •••-Menü.

2. Klicke auf Unterelemente und dann auf Unterelemente deaktivieren.

Mithilfe von Abhängigkeiten kannst du Aufgaben direkt miteinander verbinden. Das ist zum Beispiel dann hilfreich, wenn du deinem Team miteinander zusammenhängende Aufgaben geben möchtest.

• Halte den Mauszeiger in der Zeitleistenansicht über eine beliebige Datenbankaufgabe. Rechts erscheint daraufhin ein grauer Kreis. Klicke ihn an oder verschiebe ihn, um ihn mit einer anderen Aufgabe zu verbinden.

  • Alternativ gehst du rechts in der Datenbank auf ••• und dann auf Abhängigkeiten.

• Nun wirst du aufgefordert, eine vorhandene Verknüpfung auszuwählen oder eine neue Verknüpfung zu erstellen.

• Benenne bei einer neuen Verknüpfung die Eigenschaften Gesperrt und Gesperrt von um.

Manche Dinge laufen nicht so, wie geplant. Du kannst die Daten von Abhängigkeiten im Fall von Konflikten oder Änderungen automatisch ändern.

• Klicke rechts oben in der Datenbank auf ••• und anschließend auf Abhängigkeiten.

• Wähle eine der folgenden Optionen:

  • Zeitraum zwischen Aufgaben verschieben und beibehalten: Wenn Aufgabe B durch Aufgabe A geblockt wird und das Fälligkeitsdatum von Aufgabe A um eine Woche nach vorne verschoben wird, so wird auch das Fälligkeitsdatum von Aufgabe B um eine Woche nach vorne verschoben.

  • Nur verschieben, wenn sich Termine überschneiden: Aufgaben werden nur verschoben, wenn sich ihre Fälligkeitstermine überschneiden. Der Abstand von Aufgaben kann sich weiter verringern.

  • Nicht automatisch verschieben: Fälligkeitsdaten werden nie automatisch verschoben.