Ansichten, Filter und Sortierungen

Wenn du eine neue Datenbank erstellst, musst du ein Layout für die Standardansicht auswählen. Danach kannst du eine neue Ansicht erstellen, indem du neben deinen vorhandenen Ansichten auf + klickst. Abhängig von deiner Bildschirmgröße musst du möglicherweise das Dropdown-Menü neben deiner aktuellen Ansicht öffnen und Ansicht hinzufügen auswählen.

Du kannst anderen auch helfen, weitere Informationen zu einer bestimmten Ansicht zu erhalten, indem du deiner Ansicht eine Beschreibung gibst. Wähle dazu eine Ansicht → Ansicht bearbeiten. Wähle (i) neben dem Namen deiner Ansicht aus und gib dann deine Beschreibung ein. Wenn du mit der Maus über eine Ansicht fährst, wird deren Beschreibung angezeigt.

Du kannst deine Ansichten durch ziehen mit gedrückter Maustaste neu anordnen. Wenn du viele Ansichten hast, kannst du dazu neben deinen Ansichten {#} mehr... auswählen.

In der Seitenleiste werden Ansichten als untergeordnete Elemente von ganzseitigen Datenbanken angezeigt. Dass es sich um Ansichten handelt, erkennst du an dem • links daneben. Klicke auf eine der Ansichten in deiner Seitenleiste, um direkt dorthin zu gelangen.

Klicke in einer bestehenden Ansicht auf den Namen, um sie umzubenennen, zu duplizieren, zu löschen, den Link zu kopieren oder ihre Komponenten zu bearbeiten. Du kannst Komponenten einer Ansicht auch durch einen Klick auf  •••  oben rechts in der Datenbank bearbeiten.

Datenbankansichten enthalten verschiedene anpassbare Elemente:

• Layout: Lege fest, wie deine Datenbank visuell aufgebaut sein soll.

• Eigenschaften: Blende Datenbankeigenschaften einzelner Ansichten ein oder aus.

• Filter: Füge Kriterien auf der Grundlage von Eigenschaftswerten hinzu, um Daten ein- oder auszublenden.

• Sortierungen: Sortiere nach einer Eigenschaft, um die Reihenfolge zu ändern, in der die Seiten angezeigt werden.

• Gruppen: Gruppiere deine Daten anhand von Eigenschaftswerten.

Um Inhalte in Datenbanken darzustellen, gibt es sechs Möglichkeiten. Hier ein kurzer Überblick:

Das Tabellenlayout ist die gängige Datenbankansicht. So können Datensätze als Seitenzeilen angezeigt werden. Dabei wird jede Eigenschaft als eine Spalte dargestellt.

Im Board-Layout werden Elemente anhand von Eigenschaften gruppiert. Das Layout eignet sich z. B. für Kanban-Boards mit unterschiedlichen Prozessphasen.

Mit dem Zeitleistenlayout kann man Datenbanken für die Projektplanung nutzen und Termine und Fristen visualisieren.

Im Kalenderlayout werden die Elemente anhand der Datumseigenschaft dargestellt.

Das Listenlayout ist ein minimalistisches, vertikales Layout, bei dem einzelne Einträge per Mausklick als Seite geöffnet werden können.

Mit dem Galerielayout kann man Bilder in Datenbanken darstellen. Die Galerie kann dabei so angepasst werden, dass die Bilder in der Eigenschaft Dateien und Medien oder andere Inhalte der Seiten angezeigt werden.

In den einzelnen Ansichten kann ausgewählt werden, wie die Datenbankseiten geöffnet werden sollen. Es gibt drei Möglichkeiten:

• Seitliche Ansicht: Du kannst Seiten rechts neben der Datenbank anzeigen. Die restliche Datenbankansicht bleibt links geöffnet.

• Zentrierte Ansicht: Die Seite wird in der Seitenmitte geöffnet.

• Ganze Seite: Die Seite wird ganzseitig angezeigt.

• Um die Einstellung für eine einzelne Ansicht zu ändern, klickst du in der Datenbank oben rechts auf •••, um das Layout-Menü aufzurufen.

• Nun scrollst du nach unten und kannst die Einstellung „Seite öffnen in“ ändern.

Mit Notion kann man Datenbanken so filtern, dass nur Einträge angezeigt werden, die bestimmte Kriterien erfüllen, also bestimmte Eigenschaften aufweisen (oder eben nicht). Wie komplex diese Filter sind, kann man beliebig festlegen.

So filtert man die Elemente einer Datenbankansicht:

• Klicke oben in deiner Datenbank auf Filter.

• Wähle im Dropdown-Menü nun die Eigenschaft aus, nach der gefiltert werden soll.

• Dieser Filter wird nun oben in deiner Datenbank angezeigt. Klicke auf das Filtersymbol, um alle Filter anzuzeigen und zu bearbeiten, die auf deine Datenbank angewendet wurden.

• Füge einen weiteren Filter hinzu, indem du auf das Filtersymbol → Filter hinzufügen klickst. Du kannst so viele Filter erstellen, wie du möchtest!

Man kann verschiedene Datenbankansichten erstellen und mithilfe der Filtergruppen UND und ODER miteinander kombinieren. Man kann bis zu drei Ebenen erstellen. Und so funktioniert es:

• Klicken Sie auf das Filtersymbol oben in Ihrer Datenbank → Filter hinzufügen → Erweiterten Filter hinzufügen.

• Es öffnet sich ein weiteres Menü. Wähle dort die gewünschten Filtereigenschaften aus und passe die UND- und ODER‑Logik des erweiterten Filters an.

• Im Beispiel unten wird die Tabellenansicht unserer Roadmap so gefiltert, dass alle Einträge die Kriterien erfüllen, die sowohl die Logik UND als auch ODER enthalten.

Datenbanken können anhand bestimmter Eigenschaften in auf- und absteigender Reihenfolge sortiert werden.

So kann man sie z. B. nach Priorität, letztem Bearbeitungsdatum oder in alphabetischer Reihenfolge anordnen.

• Klicke oben in deiner Datenbank auf ⇅.

• Wähle im Dropdown-Menü nun die Eigenschaft aus, nach der gefiltert werden soll.

• Diese Sortierung wird jetzt oben in deiner Datenbank angezeigt. Klicke hier, um es zu bearbeiten.

• Man kann beliebig viele Sortierungen hinzufügen. Um sie wieder zu entfernen, klicke rechts auf das X.

• Um die Reihenfolge der Sortierungen zu ändern, ziehe sie per ⋮⋮ nach oben oder unten.

Bei großen Datenbanken ist es mühsam, immer wieder zwischen den Objekten hin- und herzuwechseln, um Daten zu vergleichen.

Stattdessen kannst du eine Spalte fixieren, sodass sie auf der linken Seite sichtbar bleibt, unabhängig davon, wo du in der Datenbank scrollst.

• Um eine Spalte zu fixieren, klicke auf den Namen der Spalte, und dann auf Bis zur Spalte fixieren.

• Um die Fixierung einer Spalte aufzuheben, klicke auf den Namen der Spalte und dann auf Fixieren der Spalte aufheben.