Formulas 2.0: So verwendest du die neuen und verbesserten Formeln von Notion mit deinen bestehenden Setups

Wir haben die Formeln so verbessert, dass sie (1) einfacher zu schreiben sind, (2) die Formelausgaben mehr Eigenschaftstypen enthalten und (3) die Formelsprache mehr spezifische Anforderungen erfüllen kann.

In dieser Anleitung schauen wir uns an, was es mit den Formeln auf sich hat und was das für die derzeitigen Formelbenutzer/-innen bedeutet. Wenn du dich noch nicht so gut mit Formeln auskennst, solltest du dir unsere Anleitung für Einsteiger/-innen ansehen, in der wir zeigen, wie du Notion-Formeln schreibst, die die Möglichkeiten deiner Datenbanken erweitern.

Das sind die Neuerungen der Formeln 2.0:

1. Das Schreiben und Bearbeiten von Formeln ist einfacher — Formeln können im Editor mehrzeilig geschrieben werden (auch mit Tabulatoren und Kommentaren!), und Fehler sind leichter zu beheben. Wenn du Formeln schreibst, siehst du ein erweitertes Editor-Feld, das mehrzeiliges Editieren unterstützt - das macht es einfacher, lange Formeln anzuzeigen und zu bearbeiten. Außerdem können wir jetzt Fehler direkt im Editorfeld überprüfen und hervorheben, sodass du deine Syntax leicht korrigieren und sicherstellen kannst, dass deine Formeln funktionieren.

2. Formeln unterstützen jetzt umfangreiche Datenausgaben — bisher unterstützten Formeln nur Text-, Zahlen- und Kontrollkästchenausgaben (boolesch). Sie unterstützen jetzt auch die Anzeige von Seiten, Daten, Personen und Listen.

3. Du kannst direkt auf mehr Informationen zugreifen. — Formeln sind jetzt intelligenter, sodass sie auf Eigenschaften verknüpfter Datenbanken zugreifen sowie Informationen wie E-Mail-Adressen und Namen von Mitgliedern abrufen können.

Früher haben Formeln einen Haufen verschiedener Datentypen in Text umgewandelt. Mit den neuen Formeln kannst du jetzt umfangreichere Datentypen ausgeben.

Da wir wissen, dass Menschen sich darauf verlassen, dass Formelausgaben auf eine bestimmte Art und Weise aussehen und sich auch so verhalten, wurden alle bestehenden Formeln, die sich auf Rollup-, Personen-, Datei- und Mehrfachauswahl-Eigenschaften beziehen, in Text umgewandelt, um die Kompatibilität der Ausgabe zu wahren.

Wo du zum Beispiel vorher prop("Person") hattest, das die Namen der Personen als Text zurückgibt, siehst du jetzt prop("Person").map(current.format()).join(", "). Das liegt daran, dass prop("Person") mit Formeln 2.0 jetzt eine Liste von Personen zurückgibt, anstatt nur einen durch Komma getrennten Textwert. Bei der Migration behalten wir deine ursprüngliche Ausgabe bei, indem wir jedes Element in der "Personen"-Liste in Textwerte umwandeln, die durch Kommas getrennt sind.

Wenn du die Verbesserungen der Rich Data Types nutzen willst, musst du die Konvertierungssprache entfernen. Im obigen Beispiel bedeutet das, dass du einfach prop("Person") direkt verwendest. In diesem Fall wird deine Ausgabe jetzt eine Liste von Objekten des Typs "Person" statt einfachem Text zurückgeben.

Du kannst nun auf Informationen auf Workspace-Ebene zugreifen, beispielsweise auf die Namen und E-Mail-Adressen von Personen, die in deiner Datenbank oder einer verknüpften Datenbank markiert sind, ohne diese als eigene Eigenschaft erstellen zu müssen.

Du kannst zum Beispiel Daten wie den vollständigen Namen und die E-Mail-Adresse der Benutzer/-in abrufen, indem du die Eigenschaft "Erstellt von" verwendest und dann "Name" als prop("Erstellt von").name() referenzierst. oder "email" als prop("Erstellt von").email().

Dadurch kannst du die Eigenschaften deiner größeren Datenbanken optimieren und dennoch die erforderlichen Informationen abrufen, ohne mehrere Schritte ausführen zu müssen.

Formeln unterstützen jetzt die Erstellung lokaler Variablen. Genau wie bei herkömmlichem Javascript erstellt let eine Variable mit dem Namen des ersten Arguments und dem Wert des zweiten Arguments. In das dritte Argument schreibst du den Rest deiner Formel, indem du deine neu erstellte Variable verwendest.

Wenn du beispielsweise eine Formel schreibst, die sich auf die Gesamtkosten bezieht, wobei die Kosten der Summe einiger Eigenschaftswerte entsprechen, dann ist es nicht unbedingt sinnvoll, diese Eigenschaftswerte beim Schreiben deiner Formel immer wieder addieren zu müssen.

Erstelle stattdessen eine Variable mit let(SalesTax, (prop("Subtotal")*0.099), prop("Subtotal") + SalesTax). Dann kannst du jedes Mal, wenn du SalesTax eingibst, den vordefinierten Wert der Zwischensumme mal dem Steuersatz verwenden.

Sobald du den Dreh raus hast, mit let zu arbeiten, kannst du lets auch für mehrere Variablenzuweisungen gleichzeitig verwenden.

Du könntest zum Beispiel zwei Variablen mit lets(a, "Hallo", b, "Welt", a + " " + b) kombinieren.

Du kannst jetzt genau die Informationen orten, die du in einer verknüpften Datenbank benötigst, ohne zuerst ein Rollup erstellen zu müssen, um diese Eigenschaft zu referenzieren. Da Formula außerdem die Möglichkeit bietet, die Art und Weise zu bearbeiten und zu ändern, wie diese Informationen angezeigt werden, ist dies wesentlich effektiver als ein normales Rollup.

Wenn du zum Beispiel eine Projektdatenbank hast, die mit einer Aufgabendatenbank verknüpft ist, möchtest du vielleicht anzeigen, ob die Aufgaben "✅ Abgeschlossen", "⚠️ In Bearbeitung" oder "❌ Nicht begonnen" sind, basierend auf dem Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben.

Früher hättest du ein Rollup erstellen müssen, um die Erledigung einer Aufgabe anzuzeigen, und dann eine Formel erstellen müssen, die auf diese Informationen reagiert und "✅ Abgeschlossen", "⚠️ In Bearbeitung" oder "❌ Nicht begonnen" zurückgibt.

Mit neuen Formeln kannst du diese Aktionen kombinieren und deinen "Rollup-Wert" als Variable definieren.

1. Ermittle zunächst die Anzahl der erledigten Aufgaben mit den Funktionen map(), filter() und length().

2. Dann definierst du den Rollup-Wert in einer Variablen namens percentComplete — dazu teilst du die Anzahl der erledigten Aufgaben durch die Gesamtzahl der Aufgaben und multiplizierst sie dann mit 100 — und voila! Du kannst jetzt Funktionen auf deinen neuen Wert anwenden.

In diesem konkreten Beispiel könnte deine endgültige Formel etwa so aussehen.

Mithilfe der Schalter kannst du im Folgenden Details zu den Änderungen an bestimmten Funktionen anzeigen. Beachte, dass deine vorhandenen Formeln automatisch umgewandelt wurden.

Und natürlich gibt es auch einige neue Funktionen, wie match(), style() und mehr! Die vollständige Liste findest du hier.