5 Schritte zur Einführung von Notion in deinem gesamten Unternehmen

Bist du bereit, die Zusammenarbeit in deinem Team durch einen verknüpften Notion-Workspace zu verbessern?

Während du oder dein IT-Team mit der Entwicklung deines Notion-Einführungsplans beginnt, fragst du dich vielleicht, was du tun musst, um alles zum Laufen zu bringen.

In dieser Anleitung erklären wir dir die 5 Schritte, in denen du Notion in deinem Unternehmen einführen kannst — von der Einrichtung deines Workspaces bis zur fortlaufenden Wartung. Jeder Abschnitt enthält eine kurze Übersicht darüber, was zu tun ist, sowie Links zu detaillierteren Anleitungen, die dich Schritt für Schritt durch das Verfahren führen.

In dieser Anleitung wird Folgendes erläutert:

• Verstehe, wie du dein Unternehmen auf die erfolgreiche Einführung von Notion vorbereiten kannst

• Importiere Inhalte in Notion für eine einheitliche Arbeitsumgebung

• Finde alle Ressourcen, die du für die Förderung deines Teams brauchst — an einem Ort!

Wenn du dir etwas Zeit nimmst, um die Architektur deines Workspace einzurichten, kannst du deine Informationen logisch strukturieren, sodass deine Teammitglieder finden können, wonach sie suchen, und wissen, wo genau sie ihre Arbeit einbringen können.

Zuerst musst du deinen Notion-Workspace erstellen. Sobald das erledigt ist, ernennst du einige deiner Teammitglieder zu Workspace-Besitzer/-innen. Ihre Aufgabe ist es, sich mit den Sicherheits- und Berechtigungseinstellungen von Notion vertraut zu machen, die verschiedenen Rollen zu kennen (und zu wissen, wie die Konten einzurichten sind) sowie sich um die Abrechnungen zu kümmern. In der Regel ist dies eine Person aus der IT-Abteilung deines Unternehmens, die sich um Sicherheit und Berechtigungen kümmert, sowie deine Teamleitungen oder Wissensmanagementbeauftragten, die dabei helfen, Inhalte hinzuzufügen.

Sobald das IT-Setup angelaufen ist, kannst du mit der Strukturierung des Workspace beginnen, indem du ihn in Teamspaces aufteilst.Hierbei handelt es sich um Bereiche des Workspace, die zu Abteilungen deines Unternehmens gehören und jedem Team einen eigenen Ort für seine Arbeit bieten.

Die meisten Unternehmen richten zunächst einen allgemeinen Teamspace für alle ein und erstellen dann Teamspaces für die einzelnen Abteilungen. Dein allgemeiner Teamspace umfasst unternehmensweites Wissen wie Dokumente und Meeting-Notizen, während teamspezifische Teamspaces eher Projekt-Tracker und individuelle Workflows enthalten.

Sieh dir diese Beispiele an: Wikis, die das Wissen des Teams speichern und individuelle Projekt-Tracker wie diesen Inhaltskalender oder diese Produkt-Roadmap.

Zu einer erfolgreichen unternehmensweiten Implementierung gehört jedoch, dass du dir gründlich überlegst, wie du und andere Teams zusammenarbeiten werden. Überlege dir, welche Anwendungsbereiche von Notion für dein Team am nützlichsten sind — Projektverfolgung, Wissensmanagement oder Dokumentation — und beginne mit der Erstellung dieser Seiten. Wenn du dir nicht sicher bist, was genau alles mit Notion möglich ist, lies unsere Anleitung darüber, wie Notion in das Tool-Ökosystem deines Unternehmens passt.

Als Verantwortlicher für Notion in deiner Organisation empfehlen wir dir, dich auf deine unternehmensweiten und allgemeinen Anwendungsfälle zu konzentrieren und konkrete Verantwortliche für teambasierte Workflows zu benennen. Dieser Schritt ist wahrscheinlich der beste Zeitpunkt, um die betreffenden Personen ins Gespräch zu holen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, um schnell mit Inhalten loszulegen: Inhalte aus einem anderen Tool importieren oder Vorlagen verwenden.

Du kannst Inhalte aus anderen Tools direkt in Notion importieren, sodass du genau dort weitermachen kannst, wo du aufgehört hast.

Verbinde zunächst dein Konto und verifiziere es im Menü „Einstellungen“. Öffne dann das Menü „Importieren“ in deiner Seitenleiste, wähle das Tool aus, aus dem du Inhalte importieren möchtest, und befolge die Anweisungen.

Alternativ kannst du auch unsere Vorlagengalerie mit einsatzbereiten Systemen für unterschiedlichste Anforderungen durchstöbern – von generischen Dokumenten und Notizen bis hin zu maßgeschneiderten Lösungen für dein Team.

Sobald du in der Vorlagengalerie fündig geworden bist, duplizierst du die Seite im entsprechenden Teamspace und passt sie dann nach Bedarf für dein Team an.

Wenn du anfängst, deine Teammitglieder in Notion einzuarbeiten, solltest du den Anpassungsprozess so reibungslos wie möglich gestalten.

Hier sind einige Dinge, die du tun kannst, damit dein Team Notion kennenlernt und sich daran gewöhnt:

• Erkläre, wie Notion in dein Toolpaket passt — Die Teammitglieder müssen verstehen, wie Notion mit den anderen Tools verbunden ist. Deine Aufgabe ist es, ihnen die Anwendungsfälle zu zeigen, den Wert und warum es anders und besser ist als das, was sie heute tun.

• Erstelle eine Onboarding-Seite — Schicke deine Teammitglieder auf eine Onboarding-Seite, die alle Ressourcen enthält, die sie für den Einstieg brauchen, z.B. Videos und Anleitungen, die die Grundlagen abdecken. Um damit anzufangen, schau dir die folgenden Ressourcen an.

• Ermutige zum Experimentieren auf privaten Seiten — In den privaten Bereichen des Workspaces können alle mit dem Erstellen von Seiten, dem Einfügen von Notion-Blöcken und mit Datenbanken experimentieren.

• Führe kollaborative Funktionen ein — Lade andere zu Seiten und Projekten ein. Fange an, Leute zu markieren und zu kommentieren. So entsteht ein Schwungrad der Zusammenarbeit. Teile Dinge innerhalb und außerhalb von Notion in deinen Messaging Tools.

Sorge für ein erfolgreiches Onboarding, indem du deinen Teammitgliedern alle Informationen gibst, die sie brauchen, um Notion selbstbewusst zu nutzen.

• Bringe alle dazu, die Notion-Akademie zu absolvieren — Beginne mit Notion 1x1 und fahre von dort aus fort.

• Fortschritte mit Onboarding-Checklisten messen — Gib deinen Mitarbeitenden einen Anreiz, das gesamte Onboarding-Material durchzuarbeiten und ihre Fortschritte zu messen.

• Gestalte es interaktiv — Anstelle einer Textseite kann deine Onboarding-Seite eingebettete Videos, eine Galerie mit Ressourcen und deine eigenen Lernvideos enthalten, die zeigen, wie du deinen Workspace nutzt.

Kollaboration ist das Herz von Notion und wenn Teammitglieder dem Workspace beitreten, musst du sicherstellen, dass alle auf die von ihnen benötigten Inhalte zugreifen und zur Arbeit ihres Teams beitragen können. Gleichzeitig empfiehlt es sich, die Anzahl der Personen zu begrenzen, die maßgebliche Änderungen am Workspace vornehmen können, etwa das Hinzufügen neuer Mitglieder und das Ändern von Sicherheitseinstellungen.

Es gibt vier Arten von Rollen in Notion: Workspace-Besitzer/-innen (die vollen Zugriff auf den Workspace und die Sicherheitseinstellungen haben), Mitgliedschafts-Admins (nur im Enterprise Plan), Mitglieder und Gäste.

Workspace-Besitzer/-innen sind für die Verwaltung der Mitglieder und die Bereitstellung des Zugangs zu den Inhalten verantwortlich. Der Zugang kann auch auf Seitenebene angepasst werden. Es gibt vier Stufen des Seitenzugriffs: Vollzugriff, Kann bearbeiten, Kann kommentieren und Kann anzeigen.

Notion unterstützt Single Sign-On (SSO) für Business- und Enterprise-Benutzer/-innen, um so die Sicherheit zu erhöhen und die Zugriffsverwaltung zu vereinfachen.

SAML SSO ist für Workspaces im Business oder Enterprise Plan von Notion verfügbar.

Erinnerst du dich an die Teamspace-Besitzer/-innen, die du in Schritt 2 zugewiesen hast? Jetzt ist ihre Zeit gekommen, zu glänzen. Sobald deine Teams eingerichtet sind, solltest du damit beginnen, teamspezifische Arbeitsabläufe zu erstellen und spezielle Tools miteinander zu verbinden, um deinen Workspace optimal zu nutzen.

Es gibt unzählige Möglichkeiten, wie Teams Notion nutzen können, aber dies sind einige der häufigsten Anwendungsfälle:

• Verwalte nahtlos Projekte und Aufgaben — Mit dem integrierten Projekt- und Aufgabensystem von Notion können Teams die tägliche Arbeit und größere Projekte mühelos verfolgen.

• Verbinde Dokumente und Meeting-Notizen — Nutze Notion-Datenbanken, um deine Dokumentation zu erstellen und zu organisieren und Notizen für jede Besprechung zu machen. Du kannst dann Informationen mit dem entsprechenden Projekt verbinden.

• Erweitere die Wissensdatenbank deines Teams — Erstelle eine Wissensdatenbank, in der Teammitglieder alle Informationen finden, die sie über das Unternehmen und ihre Rolle benötigen.

Auch wenn es mehrere Einsatzmöglichkeiten für Notion gibt, ist es gut möglich, dass Teammitglieder bestimmte andere Tools weiter nutzen möchten — entweder weil einige Teams spezielle Tools für ihre Arbeit benötigen oder weil sie zu einem späteren Zeitpunkt auf Notion umsteigen wollen.

Das Gute daran ist, dass du weiterhin alle speziellen Tools verwenden kannst, während du gleichzeitig deine gesamte Arbeit mit Notion verbindest.

Hier ein Beispiel:

• Link-Vorschauen hinzufügen, um Kontext bereitzustellen: Wenn du einen Link in Notion einfügst, kannst du mithilfe der Option Link als Vorschau einfügen eine Darstellung des Inhalts ermöglichen, zu dem die URL führt, um Kontext anzubieten.

• Synchronisierte Datenbanken erstellen, die aktuelle Informationen enthalten: Du kannst den Inhalt ganzer Datenbanken aus Tools wie GitHub und Jira in synchronisierten Notion-Datenbanken abrufen, die in Echtzeit aktualisiert werden.

• Verknüpfte Eigenschaften in Datenbanken verwenden: Verlinke Dateien von Google Drive und Figma sowie GitHub Pull Requests in deiner Notion-Datenbank über spezielle verknüpfte Eigenschaften.

• Slack integrieren, um die Teamkommunikation zu vereinfachen: Wenn dein Team Slack zur Kommunikation verwendet, kannst du Slack mit Notion integrieren, um automatische Benachrichtigungen zu senden und Slack-Nachrichten in deine Seiten einzufügen.

Sobald dein Team Notion nutzt, findest du hier einige bewährte Praktiken, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten den größtmöglichen Nutzen aus dem Tool ziehen.

Verhindere, dass der Workspace unübersichtlich wird und sorge dafür, dass die Inhalte aktuell und relevant bleiben.

• Bestimme Seitenbesitzer/-innen und verwende die Verifizierung — Du kannst die Wissensdatenbank deines Unternehmens in ein Wiki umwandeln, wodurch sie zusätzliche Funktionen erhält, z. B. die Verifizierung von Seiten. Seitenbesitzer/-innen können eine Seite als verifiziert markieren, um zu signalisieren, dass der Inhalt aktuell ist.

• Organisiere die Seitenleiste — Eine unaufgeräumte Seitenleiste macht es den Teammitgliedern schwer, das zu finden, was sie brauchen. Achte darauf, dass die Seitenleiste übersichtlich ist und die Seiten der einzelnen Teams in ihrem Teamspace liegen.

• Nutze dieSuchfunktion — Teammitglieder können die Suchfunktion nutzen, um Seiten und Informationen leicht zu finden.

• Kontinuierliches Onboarding — Wenn neue Teammitglieder in dein Unternehmen kommen, lade sie in deinen Notion-Workspace ein und zeige ihnen die oben genannten Ressourcen.

• Probiere neue Funktionen aus — Behalte unsere Seite "Neue Funktionen" im Auge, um neue Funktionen und Verbindungen zu integrieren, sobald sie veröffentlicht werden. Teile die wichtigsten Funktionen mit deinen Mitgliedern, um die Nutzung von Notion zu fördern.

• Feinabstimmung der Team- und Workspace-Einstellungen — Am besten fängst du mit einfachen Berechtigungen an. Mit zunehmendem Wachstum solltest du aber Berechtigungseinstellungen verwenden, um unerwünschte Änderungen an Inhalten zu verhindern und sicherzustellen, dass die Informationen geschützt sind. In unserem Kurs Skaliere dein Team erfährst du mehr.