Relações e rollups

Vamos supor que você tem um empreendimento e usou o Notion para elaborar duas bases de dados 😉

• Uma base de dados monitora os clientes

• A outra, os itens que esses clientes compraram

Com base nisso, você quer descobrir quais clientes compraram quais itens — e quais itens foram adquiridos por quais clientes. É aqui que as relações podem brilhar!

• Nas duas tabelas acima, as colunas chamadas ↗ Itens comprados e ↗ Clientes são propriedades de relação, que podem ser adicionadas como qualquer outra propriedade da base de dados.

• Aqui, quando você adiciona um item comprado na base de dados Clientes, os clientes que tiverem comprado tais itens aparecerão automaticamente na coluna ↗ Clientes na base de dados Itens.

• Conecte a base de dados de restaurantes à base de dados de bairros para ver a localização de cada restaurante em uma única visualização.

• Conecte a base de dados de notas de reunião à base de dados de clientes para acessar rapidamente as notas relevantes para cada cliente.

• Conecte a base de dados de tarefas à base de dados de projetos maiores para entender a segmentação dos projetos em tarefas e como as tarefas se distribuem entre os projetos.

• Conecte a base de dados de candidatos à base de dados de entrevistadores para controlar quem entrevistou quem.

Para relacionar duas bases de dados, você precisa ter duas bases de dados. Vamos supor que você tenha criado as bases de dados Clientes e Itens acima para os fins destas instruções.

• Adicione uma nova coluna/propriedade à base de dados Clientes.

• No menu propriedade, dê um nome na caixa que aparece, algo como Itens comprados.

• Selecione Relação no menu Tipo.

• Você terá que localizar a base de dados com a qual deseja criar a relação. Para fazer isso, basta pesquisar pela base de dados na parte superior do menu.

• Você verá uma pré-visualização da relação. Nesse caso, criamos uma relação entre as bases de dados Clientes e Itens.

• Clique no botão azul Adicionar relação para finalizar a criação da nova propriedade de relação.

• Você verá um novo menu sempre que clicar em uma célula da coluna de relação. Nesse novo menu, é possível pesquisar e selecionar um ou mais itens da outra base de dados.

  • Por exemplo: vamos imaginar que você quer adicionar quais roupas cada cliente comprou.

  • Para adicionar um item, clique no nome que aparece na lista. Para excluir um item, passe o mouse sobre ele e clique no botão – à direita.

Por padrão, as relações são criadas de forma unidirecional, mas isso não significa que não é possível alternar entre uma relação e sua base de dados.

Com relações bidirecionais, as edições acontecem nas duas bases de dados. Então, se você adicionar um cliente à base de dados Itens na coluna de relação, a alteração acontece também na base de dados Clientes.

• Siga as instruções listadas acima para criar uma propriedade de relação.

• Ative a opção que diz Mostrar em [nome da base de dados relacionada]. No nosso exemplo, essa opção aparece como Mostrar em Itens.

• Nomeie a nova relação correspondente.

• Veja abaixo uma pré-visualização da relação bidirecional. Neste caso, criamos uma relação da base de dados Cliente com a base de dados Itens e uma relação da base de dados Itens com a base de dados Clientes.

• Clique no botão azul Adicionar relação para finalizar a criação dessas duas novas propriedades de relação.

O processo de criação de uma relação nada mais é do que adicionar as páginas do Notion que já estão armazenadas em uma outra base de dados ao campo de propriedades de uma base de dados.

• Essas páginas podem ser abertas e editadas normalmente: basta clicar na página em questão dentro da coluna de relação. Depois, clique nela novamente dentro da janela que será exibida.

• Também é possível remover qualquer página relacionada passando o mouse sobre ela e clicando no – à direita.

• Você tem a opção de limitar a quantidade de páginas que podem ser incluídas na sua propriedade de relação, podendo selecionar 1 página ou Sem limite.

• Ao selecionar a opção 1 página, quem usar sua base de dados só poderá selecionar 1 página na relação. Isso é especialmente útil para situações em que apenas uma página deve estar relacionada à outra, por exemplo, quando apenas um número de pedido deve estar associado a cada compra.

As páginas podem exibir relações de três maneiras diferentes. Para mudar a exibição, clique na relação, depois em Mostrar como e selecione uma destas opções:

• Como propriedade: a relação será exibida na parte superior da página, junto com todas as propriedades da página.

• Como seção da página: a relação será exibida logo acima do corpo da página, como uma seção própria. Essa é a melhor opção se você quiser dar destaque à relação.

• Mínimo: a relação será exibida logo acima do corpo da página, mas com o conteúdo oculto.

Vamos imaginar que você quer que os itens de uma mesma base de dados sejam relacionados entre si: por exemplo, você tem uma base de dados de tarefas e quer que cada uma das tarefas esteja relacionada com as demais.

• A primeira etapa é criar uma relação.

• Em seguida, pesquise e selecione a base de dados com a qual você está trabalhando.

• Agora, a base de dados aparece relacionada a esta base de dados.

Assim como vimos no processo entre duas bases de dados, aqui também é possível escolher entre uma relação unidirecional ou uma relação bidirecional.

• Para transformar uma base de dados em bidirecional, ative a opção Separar propriedades. Uma segunda propriedade aparecerá.

Os rollups são elementos úteis para agregar dados que têm como base as relações e estão armazenados dentro de uma base de dados. Para voltarmos aos exemplos de clientes e itens que usamos anteriormente: vamos supor que você quer saber o gasto de cada cliente em cada compra.

• A primeira coisa a fazer é criar a relação, para que você possa identificar quem comprou o quê.

• Adicione uma nova coluna/propriedade e escolha Rollup no menu Tipo de propriedade. Dê um nome descritivo a ela.

• Ao clicar em qualquer célula na coluna do rollup, você vai ver um novo menu que solicitará:

  • A propriedade da relação à qual você deseja aplicar o rollup.

  • A propriedade das páginas relacionadas às quais você deseja aplicar o rollup.

  • O cálculo que será usado.

• Então, por exemplo, você pode aplicar o rollup à propriedade de relação Itens comprados e à propriedade Preço nessas páginas. Em seguida, você pode escolher Soma como o cálculo.

  • Essa ação somará os preços de cada item relacionados a cada nome de cliente, gerando a soma total gasta. Esse valor será exibido na coluna do rollup.

Contamos com 17 cálculos diferentes para o rollup. Para simplificar a sua vida, listamos todos eles a seguir:

• Mostrar original: mostra todas as páginas relacionadas na mesma célula. É o mesmo que a propriedade de relação em si.

• Mostrar valores únicos: mostra cada valor único na propriedade selecionada para todas as páginas relacionadas.

• Contar tudo: conta o total de valores na propriedade selecionada para todas as páginas relacionadas.

• Contar valores únicos: conta a quantidade de valores únicos na propriedade selecionada para todas as páginas relacionadas.

• Contagem de vazias: conta a quantidade de páginas relacionadas sem nenhum valor na propriedade selecionada. Ou seja, se um item que um cliente comprou não tiver um preço, e a propriedade selecionada for Preço, a coluna de rollup mostraria 1.

• Contagem de não vazias: conta a quantidade de páginas relacionadas com valores atribuídos para a propriedade selecionada.

• Porcentagem de vazias: mostra a porcentagem de páginas relacionadas sem nenhum valor na propriedade selecionada.

• Porcentagem de não vazias: mostra a porcentagem de páginas relacionadas com um valor na propriedade selecionada.

Esses cálculos de rollup estão disponíveis somente para propriedades de Número:

• Soma: computa a soma de propriedades numéricas para as páginas relacionadas (conforme acima).

• Média: computa a média das propriedades numéricas para as páginas relacionadas.

• Mediana: encontra a mediana das propriedades numéricas para as páginas relacionadas.

• Mín: encontra o menor número entre as propriedades numéricas para as páginas relacionadas.

• Máx: encontra o maior número entre as propriedades numéricas para as páginas relacionadas.

• Intervalo: computa o intervalo entre os números maior e menor nas propriedades numéricas para as páginas relacionadas (Máx - Mín).

Esses cálculos de rollup estão disponíveis somente para propriedades de Data:

• Data mais antiga: encontra a data/hora mais antiga na propriedade de data para todas as páginas relacionadas.

• Data mais recente: encontra a data/hora mais recente na propriedade de data para todas as páginas relacionadas.

• Intervalo de datas: computa o intervalo entre as datas mais antiga e mais recente na propriedade de data para as páginas relacionadas.

É possível lançar cálculos dentro da coluna do rollup para obter somas, intervalos, valores médios e outros parâmetros relevantes para a base de dados. Isso pode ser feito dentro das tabelas e dos quadros.

• Vamos supor que você quer descobrir o valor total gasto por todos os clientes do exemplo que já usamos.

• Ao final da tabela Clientes, embaixo da coluna de rollup, clique em Calcular.

• Selecione Soma para somar todos os valores da coluna e obter um total.