Cómo los equipos de producto y desarrollo usan Notion para planificar sprints

Los equipos de desarrollo y producto trabajan con sprints para poder centrarse al máximo y lanzar nuevas funciones y productos fijando objetivos y completando tareas con plazos definidos.

Puedes configurar y supervisar tus sprints con Notion combinando sus funciones de gestión de sprints, proyectos y tareas. El sistema de gestión de proyectos de tu equipo reside junto a toda la documentación en un espacio de trabajo fluido e interconectado. Además, la IA integrada te permite hacer mucho más en menos tiempo.

En esta guía, aprenderás:

• Cómo conseguir una plantilla lista para usar con la que planificar tus sprints y gestionar proyectos y tareas.

• Distintas formas de gestionar y automatizar tus sprints en Notion.

• Cómo personalizar la gestión de sprints y vincular otros aspectos de tu trabajo.

• Maneras de usar la IA para acelerar tu trabajo.

  

Hemos creado una plantilla preconfigurada y lista para usar para gestionar proyectos, tareas y sprints con bases de datos interrelacionadas.

Para integrar este sistema en tu espacio de trabajo:

1. Añade la plantilla: Abre el menú Plantillas en la app y añade la plantilla Proyectos, tareas y sprints a tu espacio de equipo. A partir de ahora tendrás 4 vistas diferentes en tu barra lateral: Proyectos, Tareas, Sprints y Tablero de sprints.

2. Añade algunas tareas y proyectos: Antes de planificar tus sprints, añade algunas tareas y proyectos en tus nuevas bases de datos. Rellena las propiedades relevantes y conecta las tareas con sus correspondientes proyectos.

3. Accede a tu «tablero de sprints» para gestionar las tareas: aquí puedes añadir tareas a tu sprint en curso, actualizar el progreso de las tareas y mucho más.

A continuación te mostramos el funcionamiento de la plantilla.

El método de sprints de Notion se basa en estos conceptos:

1. Proyectos: Representan grandes conjuntos de trabajo (también conocidos como épicas) y pueden descomponerse en tareas. Un ejemplo de proyecto podría ser el lanzamiento de una función o un nuevo diseño para tu sitio web.

2. Tareas: Las tareas individuales relacionadas con un proyecto específico y que suelen tener un único responsable. Las tareas, a su vez, pueden dividirse en subtareas. Así, su propietario puede gestionar y priorizar el trabajo del día o de la semana.

3. Sprints: Los sprints se relacionan con las tareas y actúan a modo de depósito con el que organizar el trabajo a lo largo del tiempo.

4. Tablero de sprints: Te muestra todas las tareas que deben completarse en el sprint actual ordenadas según proyecto y estado.

La plantilla de planificación de sprints incluye todo lo que necesitas para que tu equipo trabaje como uno solo y darle el pistoletazo de salida a los sprints.

El tablero de sprints es el punto unificado desde el que puedes gestionar todo lo relativo a los sprints. Aquí puedes visualizar todas las tareas de tus sprints actuales y futuros agrupadas según su estado y proyecto.

La vista predeterminada del tablero de sprints muestra tu sprint actual.

Esta vista te ayuda a:

• Centrarte en lo que hay que hacer: Esta vista filtra y oculta todas las tareas que no pertenecen al sprint actual. Así eliminas las distracciones y la confusión para concentrarte en aquellas tareas de la máxima prioridad.

• Visualizar las tareas agrupadas según su proyecto: las tareas del tablero de sprints se agrupan según el proyecto al que pertenecen. Así sabrás fácilmente qué hay que hacer en cada proyecto y podrás decidir en qué centrar tus esfuerzos.

• Añadir rápidamente nuevas tareas: haz clic en Nueva para crear una nueva tarea. Si pulsas bajo el proyecto en el que quieres crear la tarea, esta se vinculará automáticamente a dicho proyecto.

• Actualizar el estado de una tarea con solo arrastrarla y soltarla: cuando comiences una tarea, arrástrala de la columna Sin empezar a la columna En curso para actualizar su estado fácilmente.

• Supervisar tu progreso visualmente con porcentaje de finalización: la propiedad Tareas completadas te muestra un anillo de progreso con el porcentaje de tareas completadas en el sprint.

El tablero de sprints también incluye dos vistas para planificar sprints.

• Consulta los siguientes pasos en la vista de planificación de sprint: esta vista de tabla muestra tus tareas agrupadas por sprint. Aquí puedes ver el trabajo a realizar en el siguiente sprint. También puedes pasar tareas al siguiente sprint o añadirlas al trabajo pendiente.

• Revisa las tareas pendientes: la vista de trabajo pendiente muestra las tareas incompletas que no han sido asignadas a un sprint. Aquí puedes añadir tareas futuras. Accede a esta vista cuando planifiques tus próximos sprints.

Cuando hayas acabado un sprint, pulsa el botón Completar sprint, en la vista de sprint actual, para mover automáticamente las tareas no finalizadas.

Al pulsar este botón, el sistema te pedirá que confirmes las fechas del próximo sprint. Entonces podrás decidir si quieres pasar las tareas no finalizadas a este próximo sprint o al trabajo pendiente. También podrás mantenerlas en el sprint actual.

Puedes, por ejemplo, pasar las tareas no finalizadas de alta prioridad al próximo sprint y enviar las tareas no prioritarias al trabajo pendiente. Aquellas tareas que ya no necesites completar pueden quedarse en el sprint actual.

No tendrás que acordarte de crear el siguiente sprint, ya que se crea automáticamente al completar el sprint actual. Así, el sistema asegura que siempre tengas un próximo sprint y te evita tener que crearlos manualmente. Antes de comenzar un nuevo sprint, puedes ajustar sus fechas de inicio y fin.

La integración del espacio de trabajo GitHub en Notion te permite enlazar las solicitudes de extracción de GitHub con cualquier tarea en Notion y muestra automáticamente el estado de la solicitud de extracción en tu base de datos de tareas.

Esta integración ayuda a los equipos a colaborar de manera fluida y brinda a todos, tengan o no conocimientos técnicos, visibilidad sobre el trabajo con otras herramientas.

Integra tu espacio de trabajo de GitHub con Notion entrando en Configuración y miembros, en la barra lateral. Haz clic en Mis conexiones y selecciona Conectar junto a la app de GitHub (espacio de trabajo).

Más información sobre cómo integrar Notion y GitHub aquí.

Para vincular una solicitud de extracción con una de tus tareas:

1. Primero, crea la tarea en tu base de datos de tareas de Notion.

2. Copia la ID de tarea única. Esta se genera automáticamente. Así podrás referenciar y vincular las tareas en Notion y GitHub.

3. En GitHub, pega la ID de tarea en el título de la solicitud de extracción.

4. El PR se vinculará a la entrada de la base de datos de Notion y aparecerá un enlace en GitHub. Si no lo ves, intenta pegar el enlace de GitHub en tu nueva propiedad de PR.

También puedes configurar cómo quieres que se actualice la propiedad Estado cuando haya cambios en el estado del PR. Más información aquí.

También puedes incluir automatizaciones múltiples en los estados. Si tienes un PR fusionado (que actualizaría la propiedad de estado como Completa) y vinculas un segundo PR abierto, la tarea volverá al estado de Abierto (es decir, que se clasificará como en proceso). Puede serte de utilidad si necesitas múltiples PR para completar una tarea.

Notion es flexible y totalmente personalizable. Puedes añadir nuevas propiedades, vistas y diseños para que tu equipo pueda acceder a la información de muchas maneras útiles. También puedes usar la automatización y la IA para acelerar tu trabajo.

• Ver mi tablero de sprints: Duplica la vista de sprint actual y configura un filtro que muestre solo tus tareas asignadas, «Yo». Después, guarda la vista para todos los miembros. Así, el usuario que haya iniciado sesión y acceda a la base de datos podrá ver solo las tareas que le han sido asignadas.

• Evaluar la carga de trabajo de los miembros del equipo: Agrupa la base de datos de tareas de tu equipo según los responsables de las tareas para consultar rápidamente cuánto trabajo tiene cada miembro.

• Conectar los documentos y notas de reunión con la gestión del proyecto: Usa una propiedad Relación para conectar los proyectos con su documentación relevante. Así tendrás todo el contexto de tu trabajo a solo un clic. Más información sobre cómo usar las propiedades de relación aquí.

• Añadir automáticamente nuevas tareas con un botón Crea un botón en cualquier lugar de tu espacio de trabajo para llevar a cabo múltiples acciones con un solo clic. Por ejemplo, un botón de «Añadir nueva tarea» puede servir para agregar tareas nuevas a la base de datos y rellenar varias propiedades simultáneamente.

La IA de Notion es un asistente de IA integrado que puede ayudarte con distintos aspectos de tu trabajo.

Tu base de datos de proyectos incluye la propiedad «Resumen generado por la IA», que genera automáticamente un resumen en tiempo real del contenido de la página del proyecto. Puedes añadir más propiedades personalizadas con tus indicaciones a las bases de datos para que la IA las rellene automáticamente. Úsala para:

• Escribir una historia de usuario automáticamente: Pídele a la IA de Notion que escriba una historia de usuario basándose en la información de tu página de proyecto y, así, ayudar a tu equipo a comprender el problema que están resolviendo para vuestros usuarios.

• Encontrar riesgos y callejones sin salida de una página de proyecto: La IA de Notion puede extraer potenciales riesgos y fuentes de bloqueo del contenido de tu página de proyecto y enseñártelas en una propiedad de base de datos. También puedes pedirle listar los resultados clave.

• Encuentra ideas para nuevos productos con las lluvias de ideas:  si tienes que plantear nuevas ideas en tu próxima reunión, la IA de Notion puede ayudarte. Selecciona Lluvia de ideas en el menú de IA e indícale al asistente lo que necesitas. ¡Incluso puedes pedirle a la IA que te ayude a buscar ideas de nombres para nuevas funciones!

• Esboza un plan de proyecto:  puedes elaborar el borrador de un plan de proyecto en cuestión de minutos con la IA de Notion. Pídele a la IA que te ayude a escribir un resumen de proyecto. Generará un borrador que podrás personalizar y completar por tu cuenta o con más ayuda de la IA.

• Redacta documentos desde cero: elabora un primer borrador de cualquier documento en cuestión de minutos, desde especificaciones de función hasta descripciones de empleo. Puedes pedirle a la IA de Notion que te ayude a redactar, editar, perfeccionar y seguir escribiendo hasta conseguir un borrador de trabajo que puedas compartir con tu equipo.