ページのアクセス許可や制限を設定する権限グループ
共有されたチームやグループのメンバーが、ページの中を閲覧できるよう設定できます。
- ここで学べる情報
- Notion上での権限管理
- Notionで権限グループを作成・使用する方法
- 部門ごとにグループを設定する
- 権限グループの利用方法
- コラボレーションと組織の結束を促す権限グループ
企業には様々な情報があり、従業員は役割、チーム、割り当てなどに応じて、ツールの権限は異なります。
たとえば、エンジニアは機能仕様の編集が必要になる場合がありますが、マーケティングチームはこのページは閲覧やコメントのみで済みます。ほかにも、たとえば福利厚生の情報などは、編集権限はほんの少人数にしか必要ありませんが、他のすべてのメンバーに公開する必要があります。
会社の規模が大きくなると情報の構造が複雑になっていきますが、Notionの権限設定は規模に合わせて柔軟に変化します。
共有
メニューでは、そのページで誰がどんなことをできるかの詳細が分かります。また、社内外問わず各メンバーやチーム全体に素早く、そして簡単に権限を割り当てることができるので、誰が何を見る必要があるかを考える時間は減り、より効率的なコラボレーションができるようになります。
ここで学べる情報
- 1
Notionのさまざまな権限設定
- 2
ワークスペースに権限グループを作成する方法
- 3
権限設定の変更方法と、権限グループを作るメリット
Notion上での権限管理
Notionで権限を付与されると、ワークスペース内の特定のページにアクセスできるようになります。どのページでも、誰がそのページを閲覧、編集、コメント、または他の人と共有できるかを決めることが可能です。
Notionでは、以下のいずれかの権限を付与することができます。
フルアクセス権限
: ページを編集し、他のユーザーと共有できます。編集権限
: ページは編集できますが、共有はできません。コメント権限
: ページを編集することはできませんが、ページを表示したりコメントを残したりすることはできます。読み取り権限
: ページを表示できますが、コメントを残したり、共有したり、編集したりすることはできません。アクセス不可
: ページは非表示になり、検索結果にも表示されません。
共有と権限について詳しくはこちらの動画をご覧ください。(9分間)
通常、サブページは親ページと同じ権限設定を持っていますが、その設定は変更できます。
グループに権限を与えることで、アクセス権を一括で付与できるようになります。例えば、社内の部署ごとにグループを作成すれば、特定のアクセス権を複数の人に、簡単に設定することが可能です。
Notionで権限グループを作成・使用する方法
チームでドキュメントを共有しているときに、メンバーへの共有漏れが発生することがよくあります。その場合、共有されなかった人はメールでアクセス権を要求しなければならず、もしあなたがしばらくメールを見られなかったらその人の作業に遅延が発生します。
しかし、Notionで権限グループを作り、そのグループに権限を設定すればそのような問題は起きません。
部門ごとにグループを設定する
グループの作成方法としては、人事、マーケティング、エンジニアなど、会社の各チームごとに作成することをお勧めします。もしくは、プロジェクトのグループごとに作成してみるのも良いでしょう。なお、グループを作成するには、ワークスペースの管理者である必要があります。
権限グループを利用すると、ワークスペース全体で様々なグループにすばやく権限を割り当てることができ、また特定のページに少人数のユーザーを追加する必要がある場合は、いつでも個別の権限を使用できます。
一度、グループ設定をすれば、同じ作業をする必要がないため時間の節約になります。また、チームのメンバーが権限を付与されているかどうか、再確認する必要もありません。
グループの作成方法は以下のとおりです。
まずサイドバーの
設定
を開きます。メンバー
とグループ
の2つのタブが表示されるので、グループ
タブに移動します。グループを作成する
ボタンをクリックし、メンバーを追加する
を選択。ドロップダウンから選ぶか、名前を検索します。
追加
をクリックしてメンバーをグループに追加します。
すべてのメンバーを追加したら、グループに名前を付けましょう。ここで絵文字を付けると、グループを認識しやすくなります。
グループから誰かを外すには、その人の名前の横にある 削除
をクリックします。
権限グループの利用方法
もちろん、ワークスペース内のページにはさまざまな権限が必要です。例を挙げてみましょう。
社内Wikiは誰でも閲覧可能な設定ですが、編集できるのは人事チームのメンバーだけとします。
人事部のWikiページで、右上の
共有
をクリック。チームメンバーを個別に追加するには、検索ボックスをクリックして名前やメールアドレスを入力し、追加します。追加されたら、名前の横にあるプルダウンを使って権限のレベルを選べば完了です。この方法でも問題はありませんが、全員を1人ずつ追加して、それぞれに適切な権限レベルを選択すると、時間がかかってしまいます。もし、何百人もの従業員がいる会社だと想像してみてください。各メンバーに権限を付与する作業をしたら、膨大な時間がかかってしまいます。
最適な方法は、まず人事部の権限グループを作成することです。するとそのグループが共有メニューで選択できるようになり、グループ単位でのアクセスレベルの割り当てが可能になります。ここでは、人事部のグループ(動画ではHRと表示されているグループ)にフルアクセス権限を設定します。なお、ワークスペース内の他メンバーの権限を、「フルアクセス以外にする」ことをお忘れなく。なぜなら、全員がフルアクセス権限を持っている場合、人事部のグループにフルアクセス権限を与える意味がないからです。
最後に、他グループのアクセスレベルをそれぞれ割り当てるか、ワークスペース内にいる、人事グループ以外の全員のアクセスレベルを変更しましょう。具体的なやり方としては、
[ワークスペース名]の全員
というグループをクリックして、読み取り権限に変更します。
これで、会社の全員に人事部のWikiページを公開しつつも、編集は人事部メンバーだけが可能、という状態になりました。
コラボレーションと組織の結束を促す権限グループ
権限グループは、コラボレーションを容易にし、部門同士を連携を強化します。自分が集中すべきことや、誰と一緒に仕事をしているのかを把握できることは、会社に透明性を与えます。
プロダクトマネジャーを例に、話をしましょう。デザイナーやエンジニアと仕事をすることが多いプロダクトマネージャーが、デザイナーと作業をする際、共有ボタンをクリックするだけ。これで、デザインチームをNotionのページに招待し、共同作業ができるようになります。
また、エンジニアから開発仕様に対するフィードバックが必要な場合は、エンジニアチームに読み取りとコメントの権限を付与しましょう。開発仕様のドキュメントは、プロジェクトが完了するまで、他メンバーは閲覧できないようにできます。
さらに、全社的な方針などのドキュメントは、全メンバーが閲覧できるものの、編集は限られたメンバーだけができるようにしましょう。そのような設定にすることで、不注意で中身を変更されるリスクにさらされません。
権限グループの作成に関する参考情報
共有と権限の設定の完全ガイド
グループ権限に関する動画
共有と権限の設定に関する動画
メンバー、管理者、ゲストの追加に関する動画
ご不明な点はありますか?