Vues, filtres et tris

Utiliser les vues de bases de données
Dans cet article

Vous pouvez visualiser une même base de données de plusieurs façons, et passer de l’une à l’autre selon les besoins du moment. Chaque vue peut être personnalisée avec des filtres et critères de tri spécifiques. 📁


Lorsque vous créez une base de données, vous devez choisir une disposition pour la vue par défaut. Une fois cette vue créée, vous pourrez créer d’autres vues en cliquant sur le bouton +, à droite du nom de la vue par défaut. Une base de données peut avoir autant de vues que vous le souhaitez !

  • Donnez un nom à votre vue dans la zone de texte, puis choisissez un type de vue qui vous intéresse.

  • Si vous avez plusieurs vues, elles s’afficheront en haut de votre base de données, sous forme d’onglets.

  • Cliquez sur le nom d’une vue pour l’ouvrir.

  • Si vous avez plusieurs vues, ou que le nom de la vue par défaut dépasse un certain nombre de caractères, cliquez sur le nom de la vue active pour afficher la liste de toutes les vues sous forme de liste déroulante.

  • Vous pouvez notamment rechercher une vue dans la barre de recherche du menu déroulant. Pour réorganiser cette liste, faites glisser les vues vers le haut ou le bas, en maintenant l’icône ⋮⋮ à gauche de leur nom.

  • Dans la barre latérale, les vues s’affichent comme des pages imbriquées dans une base de données pleine page. Le symbole  à gauche de leur nom indique qu’il s’agit de vues.

  • Cliquez sur le nom d’une vue dans votre barre latérale pour l’ouvrir directement.

Lorsque vous avez une vue sous les yeux, cliquez sur son nom pour la renommer, modifier, dupliquer, supprimer, ou copier son lien. Si les vues sont affichées en menu déroulant, cliquez sur l’icône ••• à droite de son nom dans le menu. Vous pouvez également modifier les paramètres d’une vue en cliquant sur l’icône •••, en haut à droite de la base de données.

Vous pouvez personnaliser une vue de plusieurs manières :

  • Disposition : la structure générale de la vue. Vous avez le choix entre six options : table, kanban, chronologie, calendrier, liste ou galerie.

  • Propriétés : pour afficher ou masquer les propriétés de la base de données dans chaque vue.

  • Filtres : pour afficher uniquement certains éléments de la base de données dans la vue, en fonction des valeurs des propriétés.

  • Tris : pour modifier l’ordre d’affichage des éléments dans la vue, en fonction des valeurs de leurs propriétés.

  • Grouper : pour regrouper les éléments en fonction des valeurs d’une propriété.

Nous allons passer en revue chacune d’elles.

Vous pouvez visualiser le contenu d’une base de données de six façons différentes. Voici un aperçu de chaque disposition :

Table : vue traditionnelle d’une base de données. Toutes vos données sont affichées en lignes, avec une ligne par page, et une colonne par propriété.

Kanban : pour regrouper les éléments par propriété. Utilisez-la par exemple comme un tableau kanban, pour déplacer un élément à travers les différentes étapes d’un processus.

Chronologie : pour représenter les projets sur une frise chronologique, et visualiser quand ils commencent, et le temps qu’ils vont prendre.

Calendrier : affiche les éléments dans un calendrier, en fonction de la valeur d’une propriété Date.

Liste : une présentation condensée et verticale de vos éléments, que vous pouvez ouvrir sous forme de page en un clic.

Galerie : pour se concentrer sur l’affichage des images. Vous pouvez personnaliser votre galerie pour afficher les images contenues dans la propriété Fichiers et médias ou dans le contenu de chaque page.

Dans chaque vue, vous pouvez choisir de quelle manière les pages de la base de données doivent s’ouvrir. Vous avez trois options :

  • Aperçu latéral : les pages s’ouvrent sur le côté droit de la base de données. La base de données reste affichée (et utilisable !) sur le côté gauche.

  • Aperçu centré : ouvre les pages dans une fenêtre contextuelle centrée.

  • Pleine page : ouvre les pages directement en mode pleine page.

  • Pour modifier ce paramétrage vue par vue, cliquez sur l’icône ••• (en haut à droite de la base de données) et ouvrez le menu « Disposition ».

  • Faites défiler l’écran vers le bas et choisissez le mode d’ouverture des pages que vous préférez.

Remarque : par défaut, les dispositions « table », « tableau kanban », « liste » et « chronologie » ouvrent les pages en aperçu latéral. Les dispositions « galerie » et « calendrier » les ouvrent par défaut en aperçu centré.

Vous pouvez facilement filtrer une base de données dans Notion, de façon à afficher uniquement les éléments qui correspondent à des critères spécifiques, au niveau de leurs propriétés. Ces filtres peuvent être aussi simples ou complexes que vous le souhaitez !

Ajouter un filtre

Pour filtrer une vue dans une base de données :

  • En haut à droite de la base de données, cliquez sur Filtrer.

  • Dans la liste déroulante qui apparaît, choisissez une propriété.

  • Cette propriété apparaîtra désormais dans le menu de filtrage et de tri, en haut de la base de données. Cliquez dessus pour voir les critères de tri possibles, et éventuellement les modifier.

  • Une fois que vous avez appliqué au moins un filtre, vous pouvez en ajouter un autre en cliquant sur Filtrer, puis sur + Ajouter un filtre, dans le menu de filtrage et de tri. Vous pouvez ajouter autant de filtres que vous le souhaitez !

Remarque : dans une base de données partagée, les modifications que vous apportez aux filtres et aux tris dans les vues n’ont aucune répercussion sur les autres membres de l’équipe tant que vous ne cliquez pas sur Enregistrer pour tous.

Ajouter un filtre avancé

Vous pouvez créer des vues de base de données plus spécifiques, et combiner des logiques ET et OU  avec les groupes de filtres, qui peuvent être imbriqués jusqu’à trois niveaux de profondeur. Voici comment faire :

  • En haut à droite de la base de données, cliquez sur Filtrer, ou sur + Ajouter un filtre dans le menu de filtrage et de tri.

  • En bas de la liste déroulante, sélectionnez + Ajouter un filtre avancé.

  • Un nouveau menu apparaîtra. Choisissez les propriétés par lesquelles vous souhaitez filtrer, et personnalisez la logique ET et OU du filtre avancé.

  • Dans l’exemple ci-dessous, nous filtrons la vue Table de notre feuille de route avec une logique de ET et OU à la fois.

Conseil : il est possible de convertir rapidement un filtre en groupe de filtres. Cliquez sur l’icône ••• située à sa droite, puis sélectionnez Ajouter à un filtre avancé.

Vous pouvez modifier l’ordre d’affichage des éléments dans une base de données, en appliquant un tri ascendant ou descendant sur les valeurs de leurs propriétés.

Par exemple, vous pouvez trier les éléments en fonction de leur priorité, de leur date de dernière modification, ou simplement par ordre alphabétique.

  • Cliquez sur Trier en haut à droite de la base de données.

  • Dans la liste déroulante qui apparaît, choisissez une propriété.

  • Cette propriété apparaîtra désormais dans le menu de filtrage et de tri, en haut de la base de données. Cliquez dessus pour modifier la règle.

  • Vous pouvez ajouter ou supprimer autant de tris que vous le souhaitez. Il suffit de cliquer sur le bouton X situé à leur droite.

  • Pour modifier l’ordre dans lequel les tris multiples sont appliqués, faites-les glisser vers le haut ou vers le bas à l’aide de l’icône ⋮⋮.

Remarque : les propriétés suivent une logique de tri différente, en fonction de leur type.

  • Pour les propriétés de type texte comme Nom et Texte, le tri est alphabétique.

  • Pour les propriétés de type nombre, il est numérique.

  • Pour les propriétés Sélection et Sélection multiple, vous pouvez définir la signification de l’ordre de tri. Cliquez sur la propriété, puis faites glisser les options vers le haut ou le bas pour définir l’ordre de tri.

Si vous avez une base de données volumineuse, naviguer d'une propriété à l'autre pour comparer les données est sûrement fastidieux.

Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez figer une colonne afin de la garder visible à gauche lorsque vous faites défiler à droite pour consulter d’autres colonnes.

  • Pour figer une colonne, cliquez sur son nom, puis sur Figer jusqu’à la colonne.

  • Pour libérer une colonne, cliquez sur son nom et cliquez sur Ne plus figer les colonnes.


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