Présentation des espaces d’équipe

Espaces d’équipe pour les administrateurs
Dans cet article

Les espaces d’équipe simplifient l’accès à l’information. Chaque équipe dispose de son propre espace, personnalisable en fonction des habitudes de travail de ses membres. Cet article vous explique les tenants et aboutissants de cette fonctionnalité. 🐾


Créer un nouvel espace d’équipe

Par défaut, chaque espace de travail contiendra au moins un espace d’équipe incluant tout le monde. Pour créer un espace d’équipe supplémentaire :

  • En haut de votre barre latérale, survolez Tous les espaces d’équipe et cliquez sur le bouton +. Autre solution : faites défiler l’écran jusqu’à la section « Espaces d’équipe » de votre barre latérale, et cliquez sur le bouton + à droite du titre de la section.

  • Attribuez à votre espace d’équipe un nom, une description et une icône.

  • Sélectionnez la fonction de votre espace d’équipe.

    • Des pages de modèles en lien avec ce choix seront ajoutées à votre espace d’équipe.

  • Choisissez les paramètres d’accès de votre espace d’équipe. Vous avez trois options :

    • Ouvert : tous les membres de l’espace de travail peuvent rejoindre cet espace d’équipe et consulter son contenu.

    • Fermé : tous les membres de l’espace de travail peuvent voir que cet espace d’équipe existe, mais ne peuvent le rejoindre que sur invitation de son propriétaire ou d’un de ses membres.

    • Privé : seuls les membres ou propriétaires de cet espace d’équipe peuvent inviter d’autres personnes. L’espace d’équipe est visible uniquement par ses membres.

  • Une fois tous ces champs renseignés, sélectionnez Créer un espace d’équipe.

Transformer une page existante en espace d’équipe

Vous pouvez transformer une page existante en espace d’équipe si :

  • Vous avez un accès complet à la page en question.

  • La page se trouve dans un espace d’équipe.

  • Il ne s’agit pas d’une page de base de données ou d’une sous-page dans une base de données.

  • Vous êtes propriétaire d’espace d’équipe ou d’espace de travail.

Remarque : selon les paramètres de votre espace de travail, cette action peut être réservée aux seuls propriétaires d’espace de travail. Vous pouvez le vérifier dans Paramètres et membres → Espaces d’équipe.

Pour transformer une page existante en espace d’équipe :

  • Survolez le nom de la page et cliquez sur le bouton •••.

  • Choisissez l’option Convertir en espace d’équipe.

  • À coté du nom de l’espace d’équipe dans votre barre latérale, cliquez sur le bouton •••, puis sur Ajouter des membres.

  • Un menu apparaîtra. Tapez une adresse e-mail ou un nom dans la zone de texte, et précisez si vous les ajoutez comme membres ou comme propriétaires de l’espace d’équipe.

    • Par défaut, les propriétaires de l’espace d’équipe disposent d’un accès complet à toutes les pages de cet espace. Ils ont également accès à ses paramètres.

    • Les membres de l’espace d’équipe ont accès aux pages de cet espace selon un niveau d’accès qui est déterminé par les propriétaires de l’espace. En revanche, ils n’ont pas accès aux paramètres.

  • Pour ajouter en une seule fois tous les membres de votre espace de travail comme membres de l’espace d’équipe, activez l’option Définir comme équipe par défaut.

Ajouter un membre avec un lien d’invitation

Pour ajouter plusieurs membres en une seule fois, le plus simple est souvent d’utiliser les liens d’invitation.

  • Cliquez sur le bouton ••• à côté de votre espace d’équipe, puis sur Ajouter des membres.

  • Sélectionnez Copier le lien d’invitation.

Si ce n’est pas déjà le cas, les liens d’invitation doivent être activés :

  • Cliquez sur le bouton ••• à côté de votre espace d’équipe, puis sur Paramètres de l’espace d’équipe.

  • Dans l’onglet Sécurité, activez Lien d’invitation.

Conseil : vous aurez probablement besoin d’un seul espace d’équipe par défaut, et nous vous conseillons de ne pas en créer plus de trois par défaut, même pour les espaces de travail les plus volumineux.

Pour ajouter ou déplacer une page dans un espace d’équipe :

  • Dans votre barre latérale, survolez le nom de l’espace d’équipe.

  • Cliquez sur le bouton + pour ajouter une page dans cet espace.

Pour déplacer une page existante vers un espace d’équipe :

  • Cliquez sur l’icône ••• en haut à droite de la page.

  • Cliquez sur Déplacer pour faire apparaître une liste d’espaces d’équipe que vous pouvez choisir comme destination. Vous pouvez également rechercher un espace d’équipe particulier.

Chaque espace d’équipe possède ses propres membres, autorisations et paramètres de sécurité. Ils peuvent être définis par les propriétaires de l’espace.

  • Dans votre barre latérale, survolez le nom d’un espace d’équipe, puis cliquez à sa droite sur l’icône •••.

  • Cliquez sur Paramètres de l’espace d’équipe.

Dans le menu contextuel, vous verrez quatre onglets : Général, Membres, Autorisations et Sécurité. Voyons les différentes options pour chacun de ces onglets.

Général

Cet onglet permet de modifier les informations générales de l’espace d’équipe.

  • Cliquez sur l’icône pour la modifier, ou pour utiliser votre propre image.

  • Renommez votre espace d’équipe.

  • Ajoutez une description à votre espace d’équipe.

Vous pouvez également archiver cet espace. Il disparaîtra alors de la barre latérale de chaque membre de l’espace d’équipe.

Remarque : les propriétaires d’espaces d’équipe également propriétaires de l’espace de travail pourront restaurer les espaces d’équipe archivés dans Paramètres et membres → Espaces d’équipe.

Membres

Cet onglet permet d’administrer les membres de l’espace d’équipe.

  • Pour ajouter en une seule fois tous les membres de votre espace de travail comme membres de l’espace d’équipe, activez l’option Définir comme équipe par défaut.

  • Cliquez sur Ajouter des membres pour rechercher des membres ou des groupes de l’espace de travail par leur nom ou leur adresse e-mail, puis les ajouter à l’espace d’équipe. L’option en haut à droite permet également de chercher des personnes ou des groupes.

  • Cet onglet répertorie également les membres et groupes actuels de l’espace d’équipe. Leur rôle (propriétaire, membre) s’affiche à droite de leur nom.

  • Pour modifier le rôle d’un membre ou groupe, il suffit de cliquer dessus.

Si votre espace de travail dispose d’un forfait Enterprise, vous verrez une option supplémentaire permettant de définir des autorisations personnalisées pour un membre ou un groupe. En savoir plus sur les autorisations →

Autorisations

Cet onglet présente les niveaux d’autorisation de l’espace d’équipe et des utilisateurs qu’il contient.

  • Les autorisations générales propres à cet espace s’affichent en haut. Vous avez trois options :

    • Ouvert : tous les membres de l’espace de travail peuvent rejoindre cet espace d’équipe et consulter son contenu.

    • Fermé : tous les membres de l’espace de travail peuvent voir que cet espace d’équipe existe, mais ne peuvent le rejoindre que sur invitation de son propriétaire ou d’un de ses membres.

    • Privé (forfaits Business et Enterprise uniquement) : seuls les membres ou propriétaires de cet espace d’équipe peuvent y inviter d’autres personnes. Il sera uniquement visible des personnes qui en font partie.

  • En dessous, vous trouverez les niveaux d’autorisation de cet espace d’équipe, réparties par rôle : propriétaires, membres, et toutes les autres personnes (y compris celles n’appartenant pas à l’espace d’équipe) présentes dans l’espace de travail.

  • Pour les espaces d’équipe fermés ou privés, leurs propriétaires peuvent choisir qui peut inviter des membres : n’importe quel membre, ou uniquement les propriétaires.

  • Pour tous les espaces d’équipe, le propriétaire peut choisir qui peut modifier la barre latérale de l’espace  : n’importe quel membre, ou uniquement les propriétaires.

Sécurité

Cet onglet regroupe les paramètres de sécurité de l’espace d’équipe. Ils héritent automatiquement des paramètres de sécurité de l’espace de travail. Seuls les propriétaires de l’espace d’équipe également propriétaires de l’espace de travail peuvent les modifier, s’ils veulent que les paramètres de l’espace d’équipe soient plus permissifs que ceux de l’espace de travail.

  • Empêcher les membres de partager des pages publiquement : empêche les membres de publier des pages de cet espace d’équipe sur le Web.

  • Désactiver les invités : empêche les membres de partager cet espace d’équipe avec des utilisateurs qui ne sont pas membres de votre espace de travail.

  • Désactiver l’exportation : empêche les membres d’exporter les pages de cet espace d’équipe.

Pour voir tous les espaces d’équipe présents dans votre espace de travail :

  • Dans votre barre latérale gauche, cliquez sur Tous les espaces d’équipe.

  • En haut : les espaces d’équipe dont vous faites partie.

  • En bas : les espaces d’équipe dont vous ne faites pas partie.

    • Vous pouvez rejoindre les espaces d’équipe ouverts directement depuis ce menu.

    • Les espaces d’équipe fermés sont indiqués par un symbole de cadenas. Vous devrez demander à un membre de l’espace d’équipe de vous inviter. Pour voir la liste de tous les membres de l’espace, cliquez sur •••, puis sur « Afficher les membres ».

  • Pour créer un espace d’équipe, servez-vous du bouton + Nouvel espace d’équipe en bas de l’écran.

Pour quitter un espace d’équipe dont vous êtes membre :

  • Dans votre barre latérale, survolez le nom de l’espace d’équipe.

  • À droite du nom, cliquez sur •••Quitter l’espace d’équipe.

Pour archiver un espace d’équipe dont vous êtes propriétaire :

  • Dans votre barre latérale, survolez le nom de l’espace d’équipe.

  • À droite du nom, cliquez sur •••Archiver l’espace d’équipe.

Remarque : les propriétaires d’espaces d’équipe également propriétaires de l’espace de travail pourront restaurer les espaces d’équipe archivés dans Paramètres et membres → Espaces d’équipe.


Donner votre avis

Cette ressource vous a-t-elle été utile ?