Un système unifié de gestion de projet pour votre équipe produit

Les responsables produit sont la source de vérité pour chaque projet. Mais cette source de vérité est parfois difficile à atteindre. Cela implique de répondre à toutes les questions (et garantir la cohérence des réponses, même si elles changent), à toutes les étapes du développement, et face à toutes les équipes en interne et en externe. Il est donc crucial pour les équipes produit d’avoir un système robuste de centralisation des informations. Pour elles-mêmes, mais également pour pouvoir communiquer avec tous ses interlocuteurs.

Nous allons vous guider, étape par étape, sur la manière dont créer un système de gestion de projet taillé sur mesure pour vos responsables produit. Nous l’avons vu fonctionner avec succès pour des dizaines d’équipe produit, qui ont pu accélérer la fréquence de déploiement de produits avec un haut niveau d’exigence de qualité.

Lorsque vous aurez terminé, vous serez capable de créer un système de gestion de projet qui ressemble à ceci :

Que ce soit pour gérer les dépendances temporelles entre les projets, ou analyser les retours des utilisateurs sur le produit, les responsables produit doivent résoudre toute une série de problèmes bien spécifiques dans leur gestion de projet. Et si tous vos processus ne sont pas en béton armé, il existe toujours un risque de laisser passer une fonctionnalité qui n’est pas au niveau que vous souhaitiez. Voici quelques exemples de failles typiques :

• L’information est éparpillée et difficile d’accès. Cela arrive typiquement dans les projets à plusieurs équipes. Il devient difficile de rassembler tous les retours, donner suffisamment de contexte, ou partager toutes les informations utiles qui sont dispersées dans les différents outils utilisés par les différentes équipes (par exemple : Figma pour les designers, et Jira pour les ingénieurs).

• Le contexte est opaque (également connu comme « manque de transparence »). Les informations structurelles, telles que le nom de la personne responsable du projet ou des personnes qui travaillent actuellement dessus ne sont pas communiquées car il n’y a pas d’endroit où les communiquer. Cela veut également dire qu’il n’y a aucun point de contact pour les personnes en dehors du projet.

• Les processus internes sont englués dans des systèmes rigides. Ne laissez pas les contraintes d’un logiciel déterminer les contours de votre processus. Ce sont les outils qui doivent s’adapter aux besoins, pas l’inverse.

Dans Notion, vous pouvez créer un système personnalisé pour gérer à la fois les projets et la feuille de route produit, en centralisant toutes les informations des différentes équipes.

• Un endroit unique pour travailler et gérer tout le projet. L’état d’avancement du projet, les discussions sur le design, les retours des différentes équipes, tout est au même endroit. Et toute l’équipe y a accès.

• Les infos essentielles du projet, en un coup d’œil. L’affichage en base de données permet de voir rapidement toutes les informations associées à un projet, comme les responsables du projet, les dates d’échéance, ou même la fréquence des sprints.

• Personnalisez votre système pour qu’il s’adapte à vos besoins. Une fois tout le monde aligné sur le processus à suivre, vous pouvez laissez chacun libre de modeler sa routine et son affichage de tâches. Cette association entre un objectif commun unique, et une flexibilité dans les détails est la clé d’un travail efficace. Tout le monde gagne.

Ce système de gestion de projet et de feuille de route peut devenir la pierre angulaire de la croissance de votre équipe. Une des forces de Notion réside dans la combinaison de bases de données structurées, et de vues malléables. Cela vous permet d’adapter continuellement vos outils au fur et à mesure de la croissance de votre équipe, ou de l’amélioration de vos processus.

Peu importe la taille de votre équipe, ou le nombre de projets que vous gérez en parallèle ; ce système est pensé pour tout englober. Voici comment le mettre en place (avec quelques recommandations bonus pour les responsables produit qui aiment aller vite).

Vous pouvez créer plusieurs bases de données dans Notion : des listes, des tables, des calendriers, et d’autres encore. Nous allons nous concentrer ici sur la création d’un tableau kanban. Cette disposition rassemble et organise les pages projet sous forme de cartes que vous pouvez facilement déplacer d’une étape à une autre.

• Tapez / pour ouvrir un menu avec la liste de tout ce que vous pouvez ajouter à une page Notion. Nous appelons cela une « slash-commande ». C’est un menu extrêmement pratique, qui rassemble tout ce que vous pouvez faire dans Notion.

• Pour créer un tableau kanban, tapez tableau kanban et sélectionnez Vue « tableau kanban ».

• Votre tableau est composé de colonnes, dont vous pouvez voir l’en-tête en haut. Vous pouvez les modifier pour qu’elles correspondent aux différentes étapes de votre processus interne. Par défaut, nous vous proposons les étapes classiques : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Adaptez-les selon vos préférences.

• Dans votre tableau kanban, vous verrez quelques cartes déjà créées. Associez-les chacune à un projet. À l’intérieur du chaque carte, vous pouvez ajouter des propriétés en plus de celles par défaut. Ces propriétés sont la pierre angulaire de votre organisation. Par exemple, si vous avez des dates d'échéance pour vos projets, ajoutez une propriété de date. Si vous répartissez les responsabilités des tâches (ce qui est généralement une bonne idée), ajoutez une propriété « Personne ». Vous pouvez même ajouter des étiquettes pour identifier l’équipe responsable du projet, ou le type de projet.

  • Pour ajouter une propriété à votre tableau kanban, cliquez sur + Ajouter une propriété. Choisissez le type de propriété puis donnez-lui un nom.

  • Vous pouvez grouper les éléments de votre tableau kanban selon les valeurs d’une propriété en cliquant sur ••• → Grouper en haut à droite du tableau. Par exemple, vous pouvez grouper votre tableau kanban par responsable pour afficher la liste des projets liés à chaque personne.

• Faites un essai : déplacez une carte dans une autre colonne. Maintenant, imaginez que vous déplacez tous vos projets dans la colonne « Terminé ». Vous sentez cette petite pointe d’adrénaline ?

Ce tableau kanban est votre point de ralliement pour accomplir toutes les tâches de groupe. Chaque composant est important : les colonnes pour la représentation du processus, les cartes pour les infos du projet, les propriétés pour l’organisation.

Et comme tous les projets sont centralisés, tout le monde peut les suivre facilement. Vous créez de cette manière une vitrine entièrement transparente sur votre travail, qui met par le même coup à disposition toutes les informations utiles pour votre équipe, et pour toute votre organisation.

Chaque équipe produit travaille différemment. Avec Notion, vous pouvez créer un système de gestion de projet et de feuille de route produit qui correspond à vos habitudes de travail. Voici quelques conseils pour y arriver :

• Affichez les propriétés importantes directement sur les cartes de votre tableau kanban. Au lieu de devoir cliquer à chaque fois sur une carte pour voir toutes ses propriétés, vous pouvez afficher les propriétés les plus pertinentes directement dans la vignette de la carte. En un coup d’œil, vous pouvez ainsi voir tous les projets sur lesquels votre équipe est en train de travailler, leur priorité, qui en est responsable, et n’importe quelle autre propriété que vous utilisez régulièrement. En haut à droite de votre table, cliquez sur ••• → Propriétés. Activez celles que vous voulez afficher dans votre vue « tableau kanban ». Vous pouvez les réordonner avec l’icône ⋮⋮.

• Créez différentes vues. Notion vous permet d’explorer la même source de données sous plusieurs angles. Vous pouvez avoir une vue spécialement pour les projets qui débutent cette semaine. Vous pouvez en avoir une pour les projets qui impliquent l’équipe design. Vous pouvez en avoir une pour les projets mobiles. Et surtout, surtout, vous pouvez naviguer de l’une à l’autre facilement.

  • Pour créer une vue, cliquez sur + Ajouter une vue à côté du titre du tableau kanban. Sélectionnez ensuite la disposition que vous souhaitez utiliser pour la vue, donnez lui un nom, puis cliquez sur Terminé. Vous pouvez également visualiser votre tableau kanban sous forme de table, ou comme un calendrier pour afficher votre agenda de projets.

  • Vous pouvez ensuite appliquer des filtres pour vous concentrer sur certaines informations. Cliquez sur Filtrer puis choisissez la propriété à filtrer (ou bien cliquez sur + Ajoutez un filtre avancé pour appliquer une combinaison de filtres). Par exemple, vous pouvez appliquer des filtres pour voir uniquement les projets prioritaires (P1) qui concernent à votre application de bureau. Ensuite, cliquez sur Trier, puis sélectionnez la propriété correspondant à la date d’échéance. Cliquez ensuite sur « Enregistrer pour tous », si vous voulez assigner cette combinaison de filtres et critères de tri à la vue, et éviter d’avoir à les rajouter à chaque fois.

  • Pour passer d'une vue à l'autre, cliquez le nom d’une autre vue dans le menu des vues. Vous y trouverez la liste de toutes les vues créées. Imaginez les possibilités ! Chaque équipe peut créer une vue juste pour elle, avec ses tâches et ses préférences. Même les membres de ces équipes peuvent créer une vue de gestion de tâches individuelle (donnant par le même coup de la visibilité à tout le monde sur leurs priorités).

Tout savoir sur les filtres avancés de bases de données, avec 👇 cette vidéo de 4 minutes.

Utilisez la versatilité de Notion à votre avantage, pour devenir un véritable créateur d’outils. Ce système de gestion de projet et de feuille de route est votre couteau suisse pour vous permettre de faire face à n’importe quelle situation. C’est une base de données unique qui peut être utilisée d’une multitude de manières, allant de la liste des projets terminés en Q2 aux compte-rendus des réunions de l’équipe commerciale, en passant par la banque de données des ressources de l’équipe design, l’intégralité des campagnes marketing et le planning de mises à jour produit de la semaine en cours. Tout cela, au même endroit.

Maintenant que vous avez un système pour gérer les projets, concentrons-nous sur les cartes. C’est dans ces cartes que vous trouverez toutes les informations liées aux projets.

De par la nature de leur activité, les responsables produit doivent constamment jongler entre les outils des différentes équipes. L’équipe technique, design ou marketing utilisent chacune des applications uniques pour travailler. Même les discussions sont intégrées à ces outils, ce qui les rend particulièrement difficile à dénicher pour les nautoniers sans boussole.

Notion rassemble tout ce qui gravite autour d’un projet : les différentes équipes, les outils, et les discussions. Cela permet à toutes les communications d’être solidement contextualisées, et évite à tout le monde (et aux responsables produit en particulier) de naviguer entre les multiples outils pour aller chercher des infos, ou vérifier que tout est bien à jour.

• À chaque page sa personnalisation. Chaque projet nécessite une documentation spécifique, qui doit rester facile à lire et utiliser. Notion donne aux responsables produit juste assez de flexibilité pour modeler la manière dont afficher l’information nécessaire à la tâche en cours. Par exemple, en tapant /titre, vous pouvez choisir une taille de titre entre Titre 1, Titre 2, ou Titre 3. Ensuite, avec l’icône ⋮⋮, vous pouvez glisser-déposer des images, des sous-pages, du texte ou n’importe quoi d’autre sous ces titres. Cela permet d’organiser les informations à l’intérieur de la page, pour qu’elle reste agréable à lire.

• Pléthore d’intégrations, rien que pour les équipes produit. Rassemblez les infos de tous les outils à un seul endroit. L’équipe technique peut partager des bouts de code grâce à la commande /code. Les designers peuvent intégrer des prototypes avec la commande /figma ou /invision. Vous pouvez même ajouter un formulaire pour savoir ce que les gens pensent de votre feuille de route avec /typeform. En tant que responsable produit, vous avez la possibilité d’améliorer l’environnement de tous ceux qui travaillent avec vous, car Notion intègre la plupart des outils que les équipes autour de vous utilisent au quotidien.

• Des pages dans des pages. Vous pouvez imbriquer autant de sous-pages (et de sous-sous-pages, et de sous-sous-sous-pages, etc.) que vous souhaitez à l’intérieur de votre page projet. Qu’il s’agisse d’une ancienne version du design d’une fonctionnalité, ou un ensemble d’entretiens utilisateur, tout peut être soigneusement organisé dans une page. Cela permet à votre équipe produit de rassembler toutes les informations liées à un projet, allant de la spécification initiale aux dernières étapes du déploiement, et les organiser de manière claire.

• Retours en temps réel. Utilisez le symbole @ pour mentionner directement vos coéquipiers dans les commentaires et les discussions. Mentionnez votre designer pour avoir son avis concernant un nouveau menu déroulant, ou une personne de l’équipe de rédaction pour approuver la version finale d’un texte. Pour les responsables produit, avoir la garantie que toutes les discussions débouchent sur des actions concrètes, chacune associée à une personne clairement responsable, est un bienfait rare — et d’autant plus quand les différentes équipes travaillent à distance les unes des autres.

Tout savoir sur les commentaires et les discussions dans 👇 cette vidéo de 4 minutes.

• Prenez des décisions avec tout le contexte. Toutes les étapes de votre projet, quelle que soit leur granularité, peuvent garder un lien vers les discussions et débats qui les ont ponctuées. Cela permet à n’importe qui d’avoir accès à l’intégralité du contexte menant à une décision. Par exemple, pourquoi un projet a été mis en pause, ou pourquoi une certaine version du design a été préférée à une autre. Vous pouvez même inclure les résultats d’une enquête ou des extraits de retours utilisateurs. Grâce à cette transparence totale sur ce qui s’est déjà déroulé, vous pouvez avoir les idées claires sur la bonne décision à prendre.

Notion vous propose une structure suffisamment directive pour suivre un processus, mais avec le maximum de flexibilité pour pouvoir l’adapter aux spécificités de chaque projet.

Ce système de gestion de projet et de feuille de route définit les grandes lignes que va suivre votre équipe produit. Les modèles permettent de l’affiner davantage. À chaque projet correspondent un contexte et un ensemble de caractéristiques particulières. Les modèles permettent de s'assurer que tout cela est pris en compte. Vous pouvez ainsi utiliser les mêmes formats pour chaque nouveau document de spécifications, d’entretiens utilisateur, ou n’importe quel autre besoin récurrent.

Utilisez des modèles pour vous assurer que les différents types de documents contiennent toutes les informations nécessaires, et harmoniser l’expérience pour toutes les personnes qui interagissent avec ces documents.

Pour créer un modèle, cliquez sur la flèche pointant vers le bas, en haut à droite de votre tableau, à côté du bouton bleu Nouveau . Sélectionnez + Nouveau modèle. Une page vierge apparaîtra. C'est ici que vous allez créer le modèle, pour ensuite l'utiliser dans la création de vos pages (ne vous inquiétez pas, vous pouvez le mettre à jour à tout moment).

Voici quelques exemples de modèles, spécialement pensés pour les équipes produit :

• Spécification projet : pour commencer n’importe quel projet. Ce modèle aide les responsables produit à bien délimiter chaque nouveau projet. Vous pouvez créer un Titre 2 « Vue d’ensemble », avec par exemple deux sections Titre 3 pour « Problème constaté » et « Solution proposée ». Un autre Titre 2 peut être « Dépendances et risques » avec deux sections Titre 3 pour « Personnes impliquées » et « Risques ». Vous pouvez également ajouter un Titre 2 pour « Définition de la mesure du succès » pour permettre à votre équipe produit d’évaluer le résultat du projet.

• Entretien d’utilisateur : pour garder le lien avec vos utilisateurs. Ce modèle aide les responsables produit à optimiser les entretiens avec leurs utilisateurs. Assurez-vous d’ajouter des propriétés Email ou Téléphone, pour pouvoir recontacter la personne si besoin. Dans le corps du modèle, vous pouvez ajouter plusieurs titres H2 (par exemple : « Retours utilisateurs », « Remarques spécifiques à l’entretien » ou « À faire »). Vous pouvez même définir une liste de questions qui fonctionnent bien, et les partager dans votre équipe.

• Documents d’appel de commentaires (RFC) : nous l’utilisons souvent à Notion pour solliciter des commentaires de la part d’autres personnes de l’équipe (ou d’une autre équipe). Souvent désigné par le terme anglophone « RFC », pour « request for comment ». Ajoutez l’étiquette « RFC » dans la propriété « Type de projet ». Nous vous conseillons également d’avoir une autre propriété de type Sélection pour l’état d’avancement (que vous pouvez appeler « Statut »), avec des valeurs telles que « Ouvert aux commentaires », « En cours » et « Archivé ». Ensuite, utilisez une propriété Personne que vous pouvez nommer « Relecteurs », pour assigner les personnes responsables de vous faire des retours. Créez des sections spécifiques pour les spécifications ou les blocs de code, puis mentionnez vos relecteurs pour leur demander leur avis. Lorsque vous avez terminé, partagez le lien vers ce document avec votre équipe sur Slack.

On voit généralement assez bien comment les modèles aident à consolider les processus. Mais ils facilitent également l’intégration des nouveaux membres dans l’équipe. Les responsables produits qui viennent d’arriver dans votre équipe peut s’imprégner instantanément de vos habitudes de travail, et manière de penser. Vous pouvez même tirer partie de leur regard tout neuf pour identifier les parties qui sentent le renfermé, et clarifier celles qui génèrent des questions ou des incompréhensions.

Une des fonctionnalités phares de Notion est le recoupement d’informations entre plusieurs bases de données. Vous pouvez utiliser la propriété Relation pour synchroniser toutes vos notes de réunion ou tâches associées à un projet, directement dans la carte du projet.

C’est toute la force de Notion : une fois que toute votre organisation commence à l’utiliser, vous pouvez commencer à rassembler tous les différentes bouts d’un projet à un endroit unique. Plus besoin d’ouvrir tous les outils les uns après les autres pour trouver le document que vous avez en tête. Tout est centralisé, et accessible directement.

Voici comment mettre en place tout cela :

• Créez une base de données listant les tâches à terminer (soit pour votre équipe, soit pour toute votre entreprise). Vous pouvez utiliser ce modèle comme inspiration. Assignez ensuite chaque carte au projet correspondant.

• Autre information importante à stocker dans votre page projet : les notes de réunions. Voici un modèle de notes de réunion que vous pouvez allègrement copier. Nous avons également concocté des modèles de notes de réunion spécifiquement pour les équipes ingénierie et design.

• Merveilleux. Vous avez donc deux bases de données : une pour les tâches, et une pour les notes de réunions. Dans votre système de gestion de projet et feuille de route, ajoutez une propriété Relation et nommez-la « Tâches ». Lorsque vous devrez choisir une base de données, choisissez votre base de données de tâches. Puis faites la même chose pour les notes de réunion. Vous pouvez désormais lier n’importe quelles pages provenant de ces deux bases de données directement dans vos cartes.

• Imaginons que vous ayez un projet dont le but est d’améliorer l’expérience de rédaction des commentaires sur votre application mobile. Ouvrez votre base de données de tâches, et créez toutes les tâches nécessaires pour terminer le projet. Ensuite, dans votre carte projet « Améliorer les commentaires sur mobile », reliez toutes les tâches en relation avec le projet (par exemple : « Suggestions de commentaires » ou « Prise en charge du copier-coller ». Vous pouvez également synchroniser toutes les notes de réunions liées au projet, allant des rapides points d’alignement quotidiens aux réunions de spécification de l’équipe design.

• Dans vos bases de données de tâches et de notes de réunion, créez une propriété Relation nommée « Projet » pour avoir une synchronisation dans les deux sens. Lorsque vous assistez à une réunion, n’oubliez pas de sélectionner le projet dans les propriétés de vos notes. Toutes les modifications que vous ferez dans la base de données de tâches ou de notes de réunions seront répercutées dans votre système de gestion de projet et de feuille de route.

• Voici une autre propriété Relation que nous aimons bien, pour la route : « Enquêtes utilisateur ». Particulièrement utile si vous avez une base de données dans laquelle vous recueillez les notes de vos entretiens avec les utilisateurs. Si vous vous rendez compte que le contenu d’un de vos entretiens peut être intéressant pour un projet, ajoutez le lien de cet entretien dans la carte projet.

Notre designer produit Ryo Lu est un fervent utilisateur de ce système de gestion de projet pour échanger avec les différentes équipes. « Les équipes ont une source de vérité unique dans la page projet, et peuvent suivre directement l’évolution du projet avec un accès aux tâches, documents et notes, tout au même endroit. Mais surtout, ce système permet de communiquer ce qui se passe dans une équipe, et éviter d’avoir des fonctionnements d’équipe en vase clos.

Voici quelques astuces utilisées par notre équipe produit pour gérer tous ses projets dans un système unique :

• Ajoutez une vue du projet dans le wiki de votre équipe projet. Le wiki est le véritable point de ralliement de notre équipe projet. Il contient tous les documents importants, et toutes les informations nécessaires au travail de l’équipe. Nous avons remarqué qu’il était très pratique d’avoir une vue de la liste des projets en haut de la page, avec tout ce qui doit être déployé pendant la semaine. Cela donne de la transparence à tout le monde : l’équipe produit reste concentrée sur les objectifs, et les autres équipes peuvent consulter le calendrier de déploiement.

  • Pour ajouter ce type de vue à votre wiki, tapez /liée et choisissez Vue liée de base de données. Puis, recherchez votre base de données de projets. Une fois ajoutée à votre page, cliquez sur + Ajouter une vue, et créez une table intitulée « Cette semaine ». Vous pouvez ensuite filtrer par la propriété qui correspond à la date de déploiement, en sélectionnant Est le ou après le puis en sélectionnant le lundi de la semaine en cours (à ajuster toutes les semaines).

• Ajoutez des catégories pour aider à prioriser les projets. Notre équipe produit travaille en étroite collaboration avec l’équipe support pour comprendre les problèmes des utilisateurs. Pour y arriver, l’équipe support tient à jour une base de données catégorisée des demandes de fonctionnalités suggérées par les clients, et des problèmes qu’ils rencontrent. Cela permet d’afficher facilement les fonctionnalités les plus demandées, qui sont ensuite transmises dans la feuille de route produit grâce à une propriété Relation. De cette manière, les décisions sur la priorisation des nouvelles fonctionnalités se font sur la base de retours clients réels et quantifiés.

• Ajoutez des vues pour chaque sous-équipe. Notre équipe produit est structurée en sous-équipes plus petites, chacune responsable de différentes parties du produit. Par exemple : « Mobile », « Entreprise » ou « Infrastructure ». Chaque équipe a sa propre page dans notre wiki ingénierie, et à l’intérieur de chacune de ces pages il y a une vue de notre tableau de projets, filtrée sur les initiatives de cette sous-équipe. Cela permet de garder tout le monde à jour sur les tâches en cours, et celles qui arrivent.