Les espaces d’équipe sont les points de ralliement de chaque équipe

Que votre structure compte 50 ou 5000 personnes, elle se compose probablement de plusieurs équipes. Leurs tâches, projets et objectifs sont à la fois différents et complémentaires, pour que l’entreprise mène à bien sa mission.

Notion est ce lieu de convergence qui réunit tout ce dont vous avez besoin : notes de réunion, feuilles de route, calendriers de lancement, tableaux de bord, documents spécifiques, ou encore informations générales, comme la mission de votre entreprise ou vos avantages salariaux.

Dans ce vaste écosystème d’informations que représente l’espace de travail de votre entreprise, vous devez pouvoir accéder facilement aux contenus précis dont vous avez besoin pour travailler au quotidien. Les responsables doivent s’assurer que tous les membres de leur équipe sont à jour, et en mesure de trouver ce dont ils ont besoin pour travailler.

Les espaces d’équipe simplifient l’accès aux informations en créant pour chaque équipe un espace attitré, qui est personnalisable en fonction des habitudes de travail de ses membres. Les managers donnent ainsi de l’autonomie aux membres de leurs équipes, en leur permettant de trouver facilement les informations dont ils ont besoin pour travailler. Ils ont aussi la possibilité de configurer la barre latérale comme ils le souhaitent. Les espaces d’équipe sont des sections à taille humaine de l’espace de travail de l’entreprise. Elles permettent aux employés d’accéder directement au contenu qui les intéresse, plutôt que d’avoir à gérer des contenus dont ils n’ont pas besoin.

Chaque équipe (et chaque membre d’équipe !) a ses propres habitudes de travail. Avec les espaces d’équipe, les responsables peuvent concevoir un « espace de travail dans l’espace de travail » qui réunit uniquement les contenus pertinents, avec des autorisations d’accès personnalisées. Ils peuvent ainsi mieux répondre aux besoins de chaque service de leur entreprise.

Cela dit, les employés ne sont pas cantonnés à un seul espace d’équipe. Ils peuvent en rejoindre autant que nécessaire en fonction de leur rôle ou de leur localisation. Si les autorisations de l’espace le permettent, les employés qui ne l’ont pas encore rejoint pourront aussi voir ses contenus.

Par défaut, chaque espace de travail contiendra au moins un espace d’équipe qui inclut tout le monde. Cet espace d’équipe par défaut s’appellera « Général », et nous vous conseillons d’y conserver toutes les informations générales de votre entreprise, comme vos grands objectifs communs, vos avantages salariaux et votre culture d’entreprise.

• En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur « Tous les espaces d’équipe ».

• Tous les espaces d’équipe dont vous êtes membre s’affichent sous « Vos espaces d’équipe ».

• En dessous, vous verrez tous les espaces d’équipe que vous pouvez rejoindre. À droite de leur nom, cliquez sur « Rejoindre ».

• Si vous voyez le symbole 🔓, cela signifie que l’espace d’équipe est fermé et que quelqu’un devra vous y inviter.

Votre espace de travail Notion s’adapte à la diversité de vos activités. Votre équipe de design ne travaille certainement pas de la même manière que votre équipe d’ingénierie, par exemple. Avec les espaces d’équipe, chaque service de votre entreprise peut choisir comment accéder aux informations et configurer ses propres processus.

• Créez un espace d’équipe pour chaque domaine d’activité de votre entreprise : chez Notion, nous avons un espace d’équipe pour le marketing, un autre pour l’équipe commerciale, finance, ingénierie, etc.

• Rassemblez les personnes qui partagent une caractéristique forte : par exemple, vous pouvez créer un espace d’équipe pour toutes les personnes qui travaillent au bureau de Nantes. Chaque personne peut faire partie de différents espaces d’équipe en fonction de son domaine d’activité et de son rôle dans l’entreprise.

• Rassemblez les personnes qui travaillent sur un même projet : vous pouvez créer un espace d’équipe pour regrouper les documents et gérer les tâches d’un projet (même un projet à court terme !). Une fois le travail terminé, vous pouvez archiver l’espace d’équipe. Tout son contenu peut être récupéré plus tard, si nécessaire.

• Cliquez sur le bouton + à droite de la section « Espaces d’équipe » de votre barre latérale, ou allez dans Tous les espaces d’équipe, puis cliquez sur + Nouvel espace d’équipe.

• Donnez un nom et une description à votre espace d’équipe, puis choisissez une icône si vous le souhaitez.

• Configurez les autorisations pour votre espace d’équipe, puis sélectionnez « Créer un espace d’équipe ».

• Votre espace d’équipe apparaît désormais dans votre barre latérale, et vous pouvez maintenant y ajouter des membres. Tapez simplement leur nom ou leur adresse e-mail dans le champ de saisie. Vous pouvez les ajouter en tant que membres ou en tant que propriétaires de l’espace d’équipe.

• Pour ajouter automatiquement tous les membres de votre espace de travail à votre équipe, activez l’option « Créer un espace d’équipe par défaut ». Vous n’aurez probablement besoin que d’un seul espace d’équipe par défaut, et nous vous conseillons de ne pas en créer plus de trois, même pour les grands espaces de travail.

La barre latérale de Notion facilite la navigation dans l’espace de travail. Vous pouvez la personnaliser pour permettre à chacun de trouver facilement ce dont il a besoin. Cliquez simplement sur le « + » à côté de votre espace d’équipe pour ajouter une page de premier niveau qui apparaîtra dans la barre latérale. Vous pourrez ensuite ajouter le contenu de la page (et autant de sous-pages que nécessaire).

Voici quelques suggestions de pages à inclure à la racine de votre espace d’équipe, et qui s’afficheront dans votre barre latérale :

• Page d’accueil ou wiki de votre équipe : en fonction de la taille de votre équipe, vous pouvez avoir une page par entité de votre équipe, ou une page unique pour toute l’équipe. Quel que soit votre choix, il est important que tout le monde ait une page de référence pour trouver l’information.

  • Si vous utilisez les espaces d’équipe pour coordonner des services entiers, nous vous recommandons de créer une page de premier niveau pour chaque sous-équipe. Par exemple, une équipe d’ingénierie peut disposer d’une page d’accueil « Infrastructure », d’une autre page d’accueil « Ingénierie marketing », et ainsi de suite.

• Principaux documents de travail : regroupez les éléments que les membres de votre équipe auront besoin de consulter tous les jours, comme votre feuille de route ou le calendrier de lancement de votre projet. C’est une bonne idée de page à placer à la racine de l’espace d’équipe.

• Documents en lecture seule que tout le monde doit lire : la mission et l’histoire de l’entreprise, les informations pratiques pour le prochain événement d’équipe, etc.

Les membres de l’équipe peuvent aussi ajouter les pages qu’ils utilisent le plus à leurs « Favoris » en cliquant sur l’étoile en haut à droite de la page. Ils pourront ainsi retrouver ce dont ils ont besoin en quelques clics.

En tant que responsable d’équipe, vous contrôlez également qui peut accéder à quoi. Dans votre espace d’équipe, vous pouvez modifier les paramètres d’autorisation, et ajuster le niveau d’accès des personnes ou des groupes aux pages concernées.

Par exemple :

• Les responsables ou managers devraient idéalement avoir un accès complet à l’ensemble de l’espace d’équipe. Vous pouvez configurer leur accès dans le menu des paramètres d’équipe, onglet « Autorisations ».

• Les ingénieurs qui travaillent sur des projets peuvent avoir un accès « Peut modifier », qui leur permet d’apporter des modifications à la page, sans toutefois pouvoir la partager en externe.

• Les personnes qui ne sont pas membres de l’espace d’équipe peuvent quant à eux disposer d’un accès « Peut voir ».

Si vous souhaitez que certaines pages soient en lecture seule, ou impossibles à partager en externe, vous pouvez configurer les paramètres d’autorisation de ces pages directement à partir du menu « Partager », en haut à droite.

Il existe trois types d’espaces d’équipe : ouvert, privé et fermé. Avec ces trois options, les propriétaires d’espace d’équipe contrôlent qui a accès aux informations de l’équipe, et comment cet accès est partagé.

• Ouvert : tout le monde peut rejoindre un espace d’équipe ouvert et consulter son contenu. Dans les espaces d’équipe ouverts, tous les membres ont automatiquement accès à toutes les pages, mais vous pouvez modifier les autorisations pour chaque page individuellement. Pour plus de transparence, nous vous conseillons d’utiliser ce niveau de visibilité par défaut.

• Fermé : tous les membres de l’espace de travail peuvent voir que l’espace d’équipe existe, mais ne peuvent le rejoindre que s’ils sont invités — par le propriétaire de l’espace de travail, ou par un membre de l’espace d’équipe. Les espaces d’équipe fermés sont utiles lorsque vous avez besoin de contrôler qui peut rejoindre l’équipe. Par exemple, vous pouvez créer un espace d’équipe fermé pour tous les managers de votre entreprise.

• Privé (forfait Entreprise uniquement) : seuls les membres de l’espace d’équipe et les propriétaires de l’espace de travail peuvent ajouter d’autres personnes à un espace d’équipe privé. L’espace est visible uniquement par ses membres. Utilisez les espaces d’équipe privés lorsqu’un groupe travaille sur un sujet sensible qui nécessite un haut niveau de confidentialité ou d’anonymat. Par exemple, l’équipe RH peut utiliser un espace privé pour rassembler les avis des employés sur l’entreprise, ou pour discuter des salaires et des évaluations de performance.

Vous pouvez modifier les paramètres de votre espace d’équipe en cliquant sur le menu d’options ••• à droite du nom de l’espace et en sélectionnant « Paramètres de l’espace d’équipe ». La fenêtre qui s’affiche contient quatre onglets :

• Général : ce menu permet de modifier le nom, la description et l’icône de l’espace d’équipe. Vous pouvez également archiver l’espace d’équipe si vous n’en avez plus besoin.

• Membres : c’est ici que vous allez pouvoir ajouter de nouveaux membres ou groupes à l’espace d’équipe. Cliquez sur le menu déroulant qui se trouve à côté des noms des personnes pour modifier leur rôle (qu’il s’agisse de propriétaires ou de membres) ou les supprimer. Si vous avez un forfait Entreprise, vous pouvez également attribuer différents niveaux d’autorisation à des personnes ou groupes spécifiques.

• Autorisations : ce menu vous permet de choisir si vous souhaitez que votre espace d’équipe soit ouvert, fermé ou privé. Utilisez le menu déroulant pour modifier les niveaux d’accès pour les propriétaires, les membres et tous les autres employés, en sélectionnant « Accès complet », « Peut modifier », « Peut commenter » ou « Peut afficher ». L’onglet « Autorisations » vous permet aussi de choisir si les membres de l’espace d’équipe peuvent inviter d’autres personnes et modifier la barre latérale (ou si vous souhaitez réserver ces options aux propriétaires).

• Sécurité (forfait Entreprise uniquement) : cet onglet vous permet d’autoriser ou non les membres à partager des pages sur le Web. Vous pouvez aussi autoriser (ou non) les invitations et les exportations. Pour définir des niveaux d’autorisation plus permissifs que ceux configurés pour l’espace de travail, vous devez être propriétaire de l’espace d’équipe et de l’espace de travail (par exemple, si les invités ne sont pas autorisés dans l’espace de travail et que vous souhaitez qu’ils soient autorisés dans un espace d’équipe).

Il y a trois principales façons de partager des informations dans un espace de travail Notion : les espaces d’équipe, les groupes et les pages partagées.

• Vous pouvez utiliser les espaces d’équipe pour gérer les contenus d’un groupe de travail régulier : par exemple, regrouper toutes les pages du groupe « ingénierie » dans un même espace d’équipe, avec des pages de premier niveau personnalisées exclusivement pour cette équipe. Les membres de l’équipe pourront ainsi trouver facilement les informations dont ils ont besoin pour travailler au quotidien.

• Les groupes permettent aux propriétaires d’équipe de définir facilement des niveaux d’autorisation par défaut : avec le forfait Entreprise, les propriétaires d’équipe peuvent définir différents niveaux d’accès à certaines pages de l’espace d’équipe, pour un individu comme pour un groupe entier. Ils peuvent configurer une page en lecture seule, ou autoriser les membres à la commenter ou à la modifier, sans pouvoir la partager, par exemple.

• Le partage de page est utile pour la relecture de brouillons ou pour travailler en binôme : pour collaborer ponctuellement, partager des brouillons ou des notes d’entretiens individuels, vous pouvez partager une page privée avec une personne précise.

Des entreprises de toutes tailles utilisent Notion pour s’organiser et garder les équipes sur la même longueur d’onde. De nombreux clients commencent par créer une base de connaissances interne : une source unique de vérité où les employés de chaque équipe peuvent facilement trouver des documents sur les processus internes, des notes de réunion, des réponses à leurs questions RH, etc.

Dans Notion, vos documents et votre wiki sont rassemblés dans un outil unique, pour mettre en application vos méthodes de travail. Vous pouvez utiliser nos modèles et nos différents blocs (voyez-les comme des briques flexibles pour construire ce que vous voulez) pour répondre aux besoins de chaque équipe. Par exemple :

• Suivi d’objectifs (OKRs)

• Intégration des employés

• Feuilles de route produit

• Planification des cycles de développement

• Intégrations évoluées avec GitHub, Jira et beaucoup d’autres services

Pour avoir d’autres exemples d’entreprises qui utilisent Notion, consultez notion.com/customers.

Notre galerie de modèles (notion.com/templates) met en avant des pages créées par des personnes de notre communauté mondiale, ainsi que par l’équipe Notion. Dupliquez-les dans votre espace de travail en un clic, puis personnalisez-les en fonction des besoins de votre équipe.

Voici certains de nos modèles préférés pour utiliser Notion au travail — il s’agit de vraies pages utilisées par nos clients !

• Les OKR de Buffer

• La planification de projet simplifiée par Loom

• Le suivi de prospects de Pitch

• Les tests A/B d’Amplitude

• Le rapport d’attrition de Hex

Aïe, désolé ! Si vous ne voyez pas encore les espaces d’équipe, voici les raisons les plus probables :

• Les espaces de travail avec un forfait Individuel ou Individuel Pro n’ont pas de barre latérale avec les espaces d’équipe, puisqu’ils ne peuvent avoir qu’un seul membre. Rendez-vous sur notion.com/pricing pour en savoir plus sur nos forfaits Équipe et Entreprise.

• Votre application Notion n’est peut-être pas à jour. Pour connaître la date de la dernière mise à jour de votre, cliquez sur le (?) en bas à droite si vous êtes sur ordinateur, ou sur « Aide » (dans votre barre latérale) si vous êtes sur mobile. Un rapide ctrl/cmd + R devrait rafraîchir votre application, en récupérant la dernière version au passage. Sur mobile, vous devrez peut-être la télécharger.