Los equipos en Remote trabajan de forma más eficiente utilizando la función de Q&A para obtener respuestas instantáneas a sus preguntas

Remote es una plataforma global de RR. HH. que ayuda a las empresas a contratar y gestionar equipos en todo el mundo. La propia empresa cuenta con más de 1400 empleados distribuidos y mantiene una sólida base de conocimientos en Notion. No se trata solo de políticas o procesos. También es una enorme cantidad de información hiperlocalizada y específica de cada país.

Esta información es fundamental para todos los equipos, proyectos y flujos de trabajo de Remote, ya sea para que los equipos de ventas conozcan las políticas de beneficios en distintos países o como para que los equipos de ingeniería obtengan los detalles de lanzamiento de la hoja de ruta del producto. Pero conseguir la información llevaba tanto tiempo que Remote empezó a crear su propio chatbot para facilitar la recuperación de conocimientos. Se detuvieron cuando Notion presentó la función de Q&A.

Esta nueva función basada en IA ayuda a los empleados de Remote en todo el mundo a obtener respuestas a sus preguntas al instante: ahorran tiempo y trabajan de forma más eficiente, en lugar de tener que buscar la información que necesitan para hacer su trabajo.

Cuando alguien necesita respuesta a una pregunta, ¿adónde acude? A menudo, no hay una persona o un lugar al que la gente pueda acudir para desbloquearse. Como resultado, el progreso (independientemente de en qué estés trabajando) se estanca.

Remote anteriormente usaba Google Docs y Asana. Cuando cambiaron de Asana a Notion, Remote se comenzó a ahorrar 485 000 dólares al año. Notion es su fuente de información confiable para todos y para todo. Documentos estáticos como vacaciones de la empresa. Notas de reuniones y actualizaciones de proyectos dinámicas y en constante cambio. Otras herramientas se conectan a Notion para que siempre contenga la información más actualizada. “Usamos un par de programas de software más y todos se conectan a Notion, así que Notion es nuestro espacio central”, dice Sean Stanley, quien lidera el área de Documentación interna.

Eso significa que las respuestas a muchas preguntas solo se pueden encontrar en Notion. Y si está en Notion, Q&A lo encuentra. En vez de buscar en diferentes software, hay un lugar al que todos en Remote pueden acceder en busca de datos críticos. “Q&A está ahorrando a los nuevos empleados días, si no semanas, de su proceso de incorporación encontrando información rápidamente y permitiéndoles aprender de ella”, dice Scott Entwistle, reclutador senior.

Independientemente del equipo o la antigüedad, Notion tiene respuestas a sus preguntas. La función de Q&A las pone al alcance de su mano.

Los empleados de Remote buscaban información varias veces al día, y obtener respuesta a cada una de esas preguntas les llevaba hasta 10 minutos, ya fuera buscando en su wiki o preguntando a un compañero y esperando su respuesta. Gracias a Q&A, obtienen esa información en segundos.

"La función Q&A puede cambiar por completo el panorama para empresas de cualquier tamaño", afirma Scott. "Ha sido fundamental para dar realmente sentido a todos los datos que ya tenemos". Y Remote tiene muchos datos. Localizar la página correcta de Notion era solo el primer paso para responder a una pregunta: los usuarios aún tenían que leer la página y filtrar la información pertinente.

La función "Q&A" puede buscar en miles de páginas en cuestión de segundos. Contiene la información más reciente. Conoce el contexto. Puedes hacerle una pregunta en lenguaje humano natural y obtener una respuesta también en lenguaje humano. Todo esto hace que obtener conocimientos sea más fácil, como si estuvieras preguntando a un compañero de trabajo que tiene todas las respuestas.

"Para mí, los beneficios de usar Q&A son la velocidad y la eficiencia", dice Andrew Pett, Staff Backend Engineer. “Si me encuentro con una palabra clave o algún contexto con el que no estoy familiarizado, Q&A es mi primer lugar donde busco información. Buscará los documentos relevantes y me presentará información en un pequeño resumen agradable”.

La función Q&A puede aportar claridad al instante, lo que permite a los equipos en Remote actuar con mayor rapidez porque los conocimientos esenciales que afectan a su trabajo están a solo una pregunta (y a unos segundos) de distancia.

La función de Q&A está insertada en Notion, por lo que los equipos de Remote pueden hacer preguntas y obtener respuestas como parte de sus flujos de trabajo. En lugar de buscar documentos, enviar mensajes a los compañeros de equipo o programar reuniones, preguntan y obtienen una respuesta en cuestión de segundos, lo que mejora la concentración y el flujo de trabajo.

"No tengo que retener tanta información en mi cabeza. No tengo que cambiar de contexto. Reduce las multitareas", dice Andrew. "Y ese es un mundo más productivo para mí como desarrollador".

La cultura de Remote se basa en la documentación y la comunicación asíncrona. Fomenta equipos más autónomos que saben que la información existe, pero buscar en su base de conocimientos para encontrarla es lo disruptivo. La función de Q&A está cambiando esta situación.

"La función de Q&A hace que la documentación sea más utilizable", dice Scott. "Podemos ampliar nuestros conocimientos y la función de Preguntas y Respuestas puede encontrar la información que necesitamos".

La información dentro de la documentación de Remote es más accesible y utilizable con Q&A, creando un flujo de trabajo simplificado para los equipos que anteriormente perdían tiempo buscando esa información.