Foolproof se ahorra 500 000 £ al año con una empresa en sintonía
Foolproof, de Zensar, es una empresa de productos digitales. Su equipo empezó a usar Notion como parte de una estrategia de transformación de gestión del conocimiento para centralizar su información, ideas y contenido.
Phil Morton
Diseño de experiencias
Dar sentido a la vorágine de información
Foolproof es una empresa global de diseño digital con sede en el Reino Unido. Durante la pandemia, aumentó su plantilla de forma considerable (de 100 a 250 personas) y también se pasó al trabajo remoto. Las antiguas formas de intercambiar información, como acercarse al escritorio de un compañero a preguntar algo, dejaron de darse. La información se dispersó y quedó compartimentada en herramientas como el correo electrónico, Box, Confluence y Miro.
Philip Morton, Director de Diseño de Experiencias, tomó la iniciativa para transformar la gestión del conocimiento de Foolproof. Tras haber comparado un montón de opciones, se decidió por Notion y comenzó a crear una wiki para toda la empresa, con la idea de centralizar la información y acabar con la desconexión.
Cuando no sabías dónde encontrar algo, tenías que pedir ayuda a compañeros en Slack.
Diseño de experiencias
Ejecuta más rápido con información fácilmente accesible
Hasta ahora, la información de Foolproof se encontraba dispersa en múltiples herramientas y servicios. Los empleados no podían encontrar los procesos y procedimientos operativos estándar. Los comerciales no podían mostrar ejemplos de trabajos anteriores. Nadie sabía a quién podía acudir cuando tenía un problema.
Notion consiguió que el conocimiento de la empresa se organizara en bases de datos: empleados, clientes, procesos y trabajos previos. Philip llevó a cabo un experimento y descubrió que los usuarios tardaban 26 minutos en encontrar nueve elementos de información usando el sistema anterior. ¿Con Notion? Solo cinco minutos.
Los veteranos de la empresa, como Philip, han dejado de ser el «sistema de gestión del conocimiento». Ahora, los compañeros de Foolproof que solían preguntarle sus dudas encuentran las respuestas por sí solos. «Si puedes ahorrarte 20 minutos al día, eso es un día entero por persona y mes —afirma—. Entre todo el equipo, podemos ahorrarnos 454 .000 £ en tiempo».
Páginas de inicio flexibles que se adaptan a las necesidades del equipo
Después de crear un wiki para toda la empresa, Philip se dedicó a los equipos individuales. Usó un proceso de incorporación (con una plantilla creada en Notion, claro) para migrar cada departamento al espacio de trabajo de Foolproof, ayudó a los directivos a crear la página de inicio de cada equipo.
Así, el equipo directivo personalizó sus páginas para adaptarlas a sus necesidades y funciones en la empresa. Ahora, el equi usa su página para compartir información en toda la empresa, y el equipo de marketing almacena las directrices de marca para los miembros internos del equipo.
Los responsables de cada página se hicieron cargo de ellas y las personalizaron según las necesidades de sus equipos.
Diseño de experiencias
Sustituye el conocimiento no documentado por memoria organizativa a largo plazo
La transformación de la gestión del conocimiento de Foolproof comenzó con wikis, pero siguió creciendo rápidamente. El equipo comenzó a usar Notion como centro de proyectos, en los que encontraban contexto sobre estos proyectos, planes futuros y una colaboración fluida con otros miembros del equipo. Incluso diseñaron varias plantillas. Así, los compañeros podían configurar su propia página de inicio del proyecto con solo un clic.
Antes, los equipos tenían que reunirse físicamente para poner al día a los nuevos miembros. Ahora, Notion actúa como el segundo cerebro a largo plazo de Foolproof. Cuando una persona se une a un proyecto, puede explorar el contexto y ponerse al día a su ritmo.
El paso a Notion también ha dotado a la empresa de una gran transparencia. Cuando alguien siente curiosidad por otro equipo o proyecto, puede explorar su página de inicio y encontrar información sobre el trabajo. Así, los empleados comprenden mejor a los otros equipos y pueden colaborar ellos.
El inicio de la transformación de la gestión del conocimiento de Foolproof consistió en eliminar los silos de información, pero, a largo plazo, su estrategia se ha centrado en tender puentes. Foolproof ha usado Notion para unir a sus equipos, compartir información y trabajar de manera más colaborativa.
