So nutzt du einfache Tabellen bei Notion am besten (und so nicht)

Bei einfachen Tabellen kannst du das tun, was du am besten kannst: denken. Manchmal sind Datenbanken mit ihren ganzen Funktionen viel zu komplex, wenn eine simple Struktur die Aufgabe sogar erleichtern würde.

Mit einfachen Tabellen kannst du Spalten und Zeilen erstellen. Stelle wichtige Infos dar. Füge Überschriften hinzu. Und das war's eigentlich. Denn manchmal brauchst du auch nicht mehr.

Hier findest du einige Anwendungsbeispiele für einfache Tabellen und Szenarien, in denen eine Datenbank die bessere Wahl wäre.

Einfache Tabellen machen deine Notizen und Dokumentationen aussagekräftiger und leichter zu lesen. Mit ihnen kannst du einfachen Text visuell darstellen, um deinem Publikum (oder dir selbst in der Zukunft) deinen Standpunkt klar und effizient zu vermitteln. So wie Hervorhebungen die Aufmerksamkeit auf Text lenken und Aufzählungszeichen dazu dienen, Informationen aufzuschlüsseln, eignen sich einfache Tabellen hervorragend, zusammenhängende Informationen zu sammeln und zu ordnen.

So fügst du deiner Seite eine einfache Tabelle hinzu:

1. Tippe /tabelle und wähle die erste Option.

2. Ziehe sie nach außen, um weitere Spalten, und nach unten, um weitere Zeilen hinzuzufügen.

Sobald deine einfache Tabelle erstellt ist, klicke einfach in die Zellen und nutze die Tab–Taste, um horizontal zu navigieren, während du deine Inhalte hinzufügst.

Wenn du Informationen in einem leicht lesbaren Format zusammenfassen möchtest, versuche es mit einfachen Tabellen. Mit Datenbanken verliert man sonst schnell den Blick für das Wesentliche und die Tiefe der Informationsstruktur bietet keinen zusätzlichen Vorteil. Wenn du beispielsweise über Metriken in einem Meeting berichtest, ist eine einfache Tabelle ideal, um sich auf diese Daten zu konzentrieren.

• Informationen mit Überschriften beschriften – schalte in dem Menü Optionen die Zeilen- und Spaltenüberschriften ein, um die Textfarbe von Überschriften zu ändern und den Hintergrund farblich zu hinterlegen.

• Mit anderen Blöcken nebeneinander anzeigen – wenn Kontext für das erforderlich ist, was sich in einer einfachen Tabelle befindet, ziehe die Tabelle per Drag‑and‑Drop neben einen beliebigen anderen Notion-Blocktyp.

Ebenso kannst du einfache Tabellen in der Team-Dokumentation verwenden, um wichtige Informationen hervorzuheben. Eine einfache Tabelle ist oft leichter verständlich im Vergleich zu anderen Basis-Blöcken, vor allem wenn mehrere Informationen miteinander zusammenhängen.

Wenn du also beispielsweise über Daten berichtest, könntest du Daten-Definitionen für wichtige Parameter aufnehmen. Hier kannst du dem gleichen Ablauf folgen, wie beim Hinzufügen einer einfachen Tabelle – aktiviere einfach die Spalten-Überschrift-Option und füge deine Inhalte ein! Einfache Tabellen in der Dokumentation können flexibel umgestaltet werden. Hier sind nur einige Funktionen, die dazu beitragen, dass deine Arbeit dynamisch bleibt:

• Zeilen und Spalten hinzu- und einfügen – wenn du Inhalte wie eine neue Definition einfügen musst, verwende die Griffe für Zeilen und Spalten, um sie oben, unten, rechts oder links hinzuzufügen!

• Platz auf der Seite maximieren – verwende die Option ← →, um deine Datenbank auf Seiten- oder Spaltenbreite auszurichten und die Aufmerksamkeit des Publikums auf die Informationen zu lenken. Das ist besonders hilfreich, nachdem du eine Spalte hinzugefügt hast, um die Breite der gesamten Tabelle zurückzusetzen.

In beiden Anwendungsfällen geht es nur um die Anzeige und Berichterstattung von Informationen, ohne dass wir etwas weiter organisieren, taggen oder berechnen müssen. So kannst du auch einfache Tabellen im Allgemeinen einordnen – einfach nur Text, ohne viel Schnickschnack.

Einfache Tabellen können nicht nur Dokumente und Notizen aussagekräftiger machen, sondern auch Ideen strukturieren, bevor du dich eine vollständige Datenbank erstellst. Das ist ideal, wenn du in einer Diskussion oder einem Brainstorming schnell etwas ändern möchtest. So kannst du deine Informationen später leicht in eine Datenbank umwandeln.

Nehmen wir an, du planst einen externen Workshop für dein Team – den ganzen Tag über wirst du viele verschiedene Sessions, Redebeiträge, etc. haben. Auf lange Sicht eignet sich dafür ideal eine Datenbank, aber wenn du etwas zu Papier bringen willst, ist eine einfache Tabelle erst einmal die bessere Wahl, und hier ist der Grund dafür:

• Mithilfe von Inline-Kommentaren zusammenarbeiten – da einfache Tabellen nur reinen Text speichern, funktionieren alle Tools für die Zusammenarbeit von Notion, einschließlich Inline-Kommentaren, wie du es kennst. Du kannst Team-Mitglieder erwähnen und alle können direkt auf der Hauptseite miteinander diskutieren.

• Zeilen und Spalten nach Bedarf per Drag‑and‑Drop verschieben – durch die flexible Textstruktur kannst du Spalten einfach so verschieben, wie es für dich und dein Team sinnvoll ist. Bei externen Workshops kannst du damit beispielsweise Sessions ordnen, nachdem euer Brainstorming abgeschlossen ist.

• Zeilen löschen, die nicht mehr benötigt werden – Pläne ändern sich schnell und in der Start-up-Welt erst recht. Entferne die Inhalte einer Zeile einfach mit dem Zeilen-Griff.

Stell dir einfache Tabellen wie die Sammlung von Post-it-Zetteln in deinem Büro vor – informativ für kleine Informationen und ein Blickfang – aber sie skalieren nicht. Einfache Tabellen entsprechen Post-it-Notizen und Datenbanken entsprechen Bullet-Journalen und schön gebundenen Planern. Verwende Datenbanken für deine Projekte und Aufgaben oder als Speicher für große Sammlungen von Notizen und Dokumenten.

Während du mit einfachen Tabellen Informationen schnell visualisieren kannst, solltest du die Umwandlung in eine Datenbank immer dann in Betracht ziehen, wenn du die Informationen filtern oder sortieren möchtest. Hierzu kannst du dann die Option In Datenbank umwandeln im Tabellen-Menü verwenden.

Bei unserem Beispiel zur Planung von externen Workshops kannst du überlegen, ob du die Tabelle in eine Datenbank umwandelst, sobald alle Beteiligten dem Zeitplan zugestimmt haben. Dann kannst du die Seiten in der Datenbank für die Planung der Sessions verwenden. Dadurch erhältst du eine Menge zusätzlicher Funktionen, darunter:

• Datumseigenschaften hinzufügen, um den Tag auf einer Zeitleiste zu erfassen – Datenbanken können mehrere Ansichten haben, was bedeutet, dass du sie auf unterschiedliche Weise anzeigen kannst, auch als Zeitleiste oder Kalender.

• Zeilen zu einer ganzen Seite öffnen, um Sprechernotizen und Details hinzuzufügen – im Gegensatz zu einfachen Tabellen können Datenbankzeilen als eigene Notion-Seiten geöffnet werden, wo du wichtige Informationen zum Thema der Zeile speichern kannst.

• Zusätzliche Eigenschaften für die Aufgabenverwaltung hinzufügen – deine Events haben Referentinnen und Referenten, eine Raumzuweisung und vieles mehr. Mit Eigenschaften behältst du auch über diese Details den Überblick.

• Events sortieren und filtern – sobald du deine Eigenschaften erstellt hast, kannst du nach Personen filtern oder Inhalte nach Zeit und Datum sortieren.

Im Allgemeinen unterscheiden sich Datenbanken dadurch, dass sich jeden Eintrag als eigene Seite öffnen lässt, man funktionale Tags (Daten, Personen, URL und mehr) hinzufügen -, Verknüpfungen, Rollups und Formeln erstellen - sowie Daten in verschiedenen Ansichten (Listen, Zeitleisten, Kalender, Boards und Galerien) anzeigen kann.

Wir haben jede Menge Info-Materialien über Anwendungsfälle für Datenbanken, aber im Allgemeinen ist es sinnvoll, die einfache Tabelle ganz wegzulassen, wenn du mehrere kategorische Informationen über jeden Posten erfassen musst, wie z. B. für Vertriebs-CRM.

Wenn du Einbindungen erstellen willst – wie z. B. mit Slack oder anderen No-Code Tools von Drittanbietern – sind Datenbanken grundsätzlich die bessere Wahl. Im CRM findest du hier ein Beispiel für eine Einbindung, die automatisch Zeilen zu deiner Datenbank hinzufügt, wenn dein Team einen neuen Kontakt in Salesforce erstellt. Wir werden hier nicht näher auf diese Funktionen eingehen, aber es ist offensichtlich, dass dies die umfangreichere Lösung ist.

Je größer dein Tool-System wird, desto mehr ähnelt es einer Datenbank. Bis dahin kannst du mit einfachen Tabellen schnell und elegant loslegen – und wenn du einfach nur ein schönes Dokument erstellen willst, kommst du an einfachen Tabellen nicht vorbei.